WpAsis Nedir, Nasıl Çalışır? Kurulum Rehberi

WpAsis nedir sorusunun kısa cevabı şu: WpAsis, işletmenizin mevcut WhatsApp hattına bağlanan ve gelen müşteri mesajlarına işletmeniz adına 7/24 yapay zeka ile cevap veren bir asistandır. Aylık abonelikle çalışan bir çevrimiçi hizmettir; bilgisayarınıza bir program kurmanız ya da kod yazmanız gerekmez. Bu yazıda WpAsis'in tam olarak ne yaptığını, nasıl çalıştığını, nasıl kurulduğunu ve hangi işletmelere uyup hangilerine uymadığını abartmadan anlatacağız.

Marka adını arayarak buraya geldiyseniz muhtemelen zaten bir fikriniz var. O yüzden pazarlama cümleleri yerine sade bilgi vereceğiz.

WpAsis Ne İşe Yarar?

WpAsis'in yaptığı iş tek cümleyle özetlenebilir: müşteri mesajlarına cevap vermek ve bu cevaplar sırasında işi ilerletmek.

Pratikte bu şu anlama gelir:

Gelen müşteri mesajlarını okur ve işletmeniz adına yanıtlar
Randevu alır ve sipariş alır
Sık sorulan sorulara cevap verir
Sizin verdiğiniz bilgilerden beslenerek konuşur, yani genel geçer değil size özel cevap üretir
40'tan fazla dili destekler, yabancı müşteriyle kendi dilinde konuşur
Konuşmaları panelde toplar; siz izler, istediğiniz an devralırsınız

En çok karıştırılan nokta şu: WpAsis kalıp cevaplar veren basit bir menü değildir. Müşteri "Cumartesi kaça kadar açıksınız, yarın öğleden sonra yer var mı" diye tek mesajda iki şey sorduğunda ikisine de cevap verebilen bir yapay zeka asistanı olarak çalışır. Bu iki yaklaşımın farkını merak ediyorsanız whatsapp asistanı nedir yazımız konuyu ayrıntılı ele alıyor.

WpAsis Nasıl Çalışır?

Çalışma mantığı üç adımdan oluşur.

1. Mevcut hattınıza bağlanır

WpAsis yeni bir numara vermez, sizin hâlihazırda kullandığınız WhatsApp hattına bağlanır. Müşterileriniz sizi yıllardır o numaradan tanıyor; numaranın değişmemesi en önemli avantajlardan biridir. Bağlantı, panelde çıkan kodu telefonunuzdaki WhatsApp uygulamasından okutmanızla kurulur. Uygulama içindeki adımların yeri sürümlere göre değişebilir; bağlı cihazlar bölümünü telefonunuzun kendi menüsünden bulmanız gerekir.

2. Sizin bilgilerinizle beslenir

Bu adım kalitenin belirleyicisidir. WpAsis, işletmenizin kendi bilgi tabanından beslenir. Yani web sitenizden ve verdiğiniz bilgilerden öğrenir: hizmetleriniz, çalışma saatleriniz, adresiniz, sık sorulan soruların cevapları, nasıl konuşulmasını istediğiniz.

Bilgi tabanı zayıfsa cevaplar da genel kalır. Bu yüzden kurulumdan önce yarım saatinizi ayırıp müşterilerin en sık sorduğu on soruyu ve cevabını yazmanız, sonradan yapacağınız her ayardan daha çok fark yaratır. Bu hazırlığı nasıl yapacağınızı işletme bilgi tabanı nasıl hazırlanır yazımızda adım adım anlattık.

3. Konuşmayı yürütür, siz kontrolü elinizde tutarsınız

Bağlantı kurulduktan sonra gelen mesajlara cevap verilmeye başlanır. Tüm konuşmalar panelden görülür. Bir konuşma hassas bir yere giderse, müşteri özel bir durum anlatıyorsa ya da siz sadece kendiniz yazmak isterseniz devralırsınız. Yapay zeka asistanı sizin yerinize karar veren bir muhatap değil, sizin adınıza ilk teması kuran ve rutini götüren bir yardımcıdır.

Kurulum: Gerçekte Ne Yapmanız Gerekiyor?

Kurulum teknik bir iş değildir. Sıralama şöyledir:

wpasis.com üzerinden hesabınızı oluşturun.
İşletme bilgilerinizi girin: hizmetler, çalışma saatleri, adres, sık sorulan sorular. Web sitenizi de kaynak olarak verebilirsiniz.
Panelde çıkan kodu telefonunuzdaki WhatsApp'tan okutarak hattınızı bağlayın.
Kendi telefonunuzdan birkaç deneme mesajı atın. Cevapları okuyun, eksik bulduğunuz yerleri bilgi tabanına ekleyin.
Yayına alın ve ilk günlerde konuşmaları panelden takip edin.

Dördüncü adımı atlamayın. Kendi müşteriniz gibi soru sormak, hiçbir ayar ekranının vermeyeceği bilgiyi verir.

Bir uyarı: WhatsApp hattınızı ilk kez yoğun mesajlaşmaya açıyorsanız, hesabınızın güvenliği açısından dikkat edilmesi gereken davranışlar vardır. Bu konuyu whatsapp numarası neden banlanır yazımızda ele aldık.

Hangi İşletmeler İçin Uygun?

WpAsis, müşterisiyle WhatsApp üzerinden konuşan ve randevu ya da sipariş alan işletmeler için tasarlandı. Tipik olarak şuralarda karşılığını bulur:

Randevuyla çalışan hizmet işletmeleri: kuaför, güzellik salonu, diş kliniği, veteriner, danışmanlık ofisleri
Sipariş alan küçük işletmeler: butik, pastane, çiçekçi, yerel üretici
Tek kişilik işletmeler: mesaja cevap verecek ikinci bir kişinin olmadığı her yer
Aynı soruların gün içinde onlarca kez tekrarlandığı işletmeler

Kaba bir eşik vermek gerekirse: diyelim ki günde 30 mesaj alıyorsunuz ve bunların büyük bölümü fiyat, saat, adres ve müsaitlik sorusu. Bu tekrar hacmi, otomatikleştirmenin en çok kazandırdığı yerdir.

Hangi Durumlarda Beklentinizi Ölçülü Tutun?

Dürüst olmak gerekirse her iş için ideal bir çözüm yoktur.

İşiniz büyük ölçüde yüz yüze anlaşma, uzun keşif görüşmeleri ya da her vakanın kendine özel olduğu bir yapıdaysa, asistanın rolü randevuya kadar olan kısımla sınırlı kalır. Bu da değerlidir ama sihirli bir dönüşüm beklemeyin.

Sağlık, hukuk ve mali konularda bir başka sınır daha var: bu alanlarda asistanınız bilgi verir, yön gösterir, randevuya taşır; ama teşhis koymaz, hukuki görüş vermez, mali tavsiyede bulunmaz. Bu tür konularda müşterinizi mutlaka bir uzmana yönlendirmesi doğru olandır. Kişisel verilerin işlenmesi konusunda da yükümlülükleriniz olduğunu unutmayın; kesin bilgi için bir uzmana danışın.

Bir de şu var: bilgi tabanınız boşsa asistan iyi çalışmaz. Bu bir eksiklik değil, mantığın doğal sonucudur. Ne kadar bilgi verirseniz o kadar isabetli cevap alırsınız.

Panel Neye Yarar?

Panel, işin gözünüzün önünde kalmasını sağlar. Orada gelen konuşmaları görürsünüz, hangi soruların tekrar ettiğini fark edersiniz, bilgi tabanınızı güncellersiniz ve gerektiğinde konuşmayı devralırsınız.

Bu son madde çoğu işletme sahibi için asıl güven kaynağıdır: sistem sizin yerinize geçmez, sizin adınıza ilk cevabı verir ve siz her an araya girebilirsiniz.

Randevu Tarafı Nasıl İşliyor?

Randevu alma, WpAsis'in en çok kullanılan tarafıdır. Müşteri "yarın öğleden sonra müsait misiniz" dediğinde konuşma bir talep olarak ilerler, gerekli bilgiler toplanır ve randevu kaydedilir. Siz de bunu panelden görürsünüz.

Burada önemli olan şudur: müşteri hiçbir uygulama indirmez, hiçbir yere üye olmaz, hiçbir bağlantıya tıklamak zorunda kalmaz. Zaten kullandığı WhatsApp'ta mesaj yazar. Randevu düzeninizi bütünüyle kurgulamak istiyorsanız randevu sistemi nedir ve nasıl seçilir yazımız iyi bir başlangıç noktasıdır.

Sık Sorulan Sorular

WpAsis kurmak için teknik bilgi gerekiyor mu?

Gerekmiyor. Kurulum, panelde çıkan kodu telefonunuzdaki WhatsApp'tan okutmaya dayanır; kod yazmanız ya da sunucu ayarı yapmanız gerekmez. Sizden istenen tek gerçek iş, işletme bilgilerinizi düzgün girmektir. En çok zaman ayırmanız gereken yer de burasıdır.

Mevcut WhatsApp numaramı kullanabilir miyim?

Evet, WpAsis zaten bunun için tasarlandı. Yeni bir numaraya geçmek zorunda kalmazsınız, müşterilerinizin tanıdığı hattınız üzerinden çalışır. Numaranın değişmemesi, müşterinin sizi bulmasını kolaylaştırdığı için önemli bir avantajdır.

Yapay zeka yanlış bir cevap verirse ne olur?

Konuşmaları panelden izleyebildiğiniz için böyle bir durumu görür ve hemen devralabilirsiniz. Kalıcı çözüm ise bilgi tabanını güncellemektir: eksik ya da yanlış anlaşılan konuyu netleştirdiğinizde aynı hata tekrarlanmaz. İlk haftalarda konuşmaları düzenli okumak bu yüzden faydalıdır.

WpAsis kaç dilde cevap verebiliyor?

40'tan fazla dil destekleniyor. Müşteri hangi dilde yazarsa asistan o dilde cevap verebilir. Turistik bölgelerde çalışan işletmeler ya da yurt dışından talep alanlar için bu, ayrı bir personel ihtiyacını ortadan kaldıran pratik bir kolaylıktır.

Önce kendi gözünüzle görmek isterseniz wpasis.com üzerinden ücretsiz demo talep edebilirsiniz. Güncel fiyatlar için wpasis.com adresine bakmanız yeterli.