WhatsApp Hızlı Yanıt: 15 Kısayol Örneği

Gün içinde kaç kez "Merhaba, 09.00-19.00 arası açığız" yazdığınızı sayabilir misiniz? Muhtemelen hayır, çünkü artık düşünmeden yazıyorsunuz. Ama parmaklarınız yazıyor, zamanınız gidiyor. Aynı cümleyi günde on beş kez yazmak, ayda saatlere karşılık gelir.

WhatsApp hızlı yanıt özelliği tam olarak bunu çözer: sık kullandığınız metinleri bir kez kaydedip, kısa bir kısayolla anında sohbete çağırırsınız. İşletme sürümünde bulunan bu özellik, muhtemelen en az kullanılan ama en çok zaman kazandıran araçtır. Bu yazıda kısayolları hangi mantıkla adlandıracağınızı, metinleri nasıl yazacağınızı ve hemen uyarlayabileceğiniz 15 örneği bulacaksınız.

Not: menü adları cihaz ve sürüme göre değişebildiği için ekran adımlarını tarif etmiyorum. Uygulamada işletme araçları bölümüne baktığınızda hızlı yanıtlarla ilgili başlığı göreceksiniz.

Hızlı yanıt nasıl çalışır, otomatik cevaptan farkı ne?

Hızlı yanıt, elinizin altındaki hazır metin kütüphanesidir. Sohbette belirlenmiş kısayolu yazdığınızda kayıtlı metin ekrana gelir, isterseniz düzenler ve gönderirsiniz. Yani gönderim kararı hep sizde kalır.

Otomatik cevap ise siz hiç dokunmadan çalışır. Müşteri yazar, sistem yanıt verir. İkisi birbirinin rakibi değil, farklı işleri yapan iki araçtır. Hızlı yanıt sizin yazma hızınızı artırır; otomatik cevap sizin yerinize yazar.

Bu ayrımı bilmek önemlidir, çünkü hızlı yanıtla bir işletmeyi 7/24 açık tutamazsınız. Gece yarısı gelen mesaj, siz kısayolu yazana kadar cevapsız bekler. Hızlı yanıt mesai içindeki hızınızı çözer, mesai dışındaki kaybı çözmez.

Kısayol isimlendirmenin mantığı

Kısayol adları basit bir kurala uyduğunda hatırlanabilir olur: hepsi aynı işaretle başlasın ve konu adıyla devam etsin. Örneğin /saat, /adres, /fiyat gibi. Böylece kısayolu unutsanız bile o işareti yazdığınızda listeyi görürsünüz.

İkinci kural: kısa tutun. /randevuonaymetni yazmak, cümleyi elle yazmaktan hızlı değildir. Üç ila yedi harf ideal aralıktır.

Üçüncü kural: benzer konuları önek ile gruplayın. Randevuyla ilgili olanlar /r-, siparişle ilgili olanlar /s- ile başlasın. Kütüphaneniz büyüdüğünde bu gruplama sizi kurtarır.

Son kural: kısayol adı Türkçe karakter içermesin. Farklı klavyelerde ve cihazlarda sürtünme yaratmasın.

Metin yazarken üç kural

Kişiselleştirilebilir bırakın. Metnin başında hitap için boşluk bırakın ya da köşeli bir yer tutucu koyun. Gönderirken müşterinin adını eklemek beş saniye alır ve mesajı robot olmaktan çıkarır.

Tek bir eylem isteyin. İyi bir hızlı yanıt, sonunda karşı tarafa ne yapması gerektiğini söyler: "Uygun saatinizi yazmanız yeterli." Üç soru soran bir metin cevapsız kalır.

Kısa tutun. Telefonda okunan bir mesajda dört satırı geçmeyin. Uzun metin, okunmayan metindir.

15 hazır kısayol örneği

Aşağıdaki metinleri kendi işletmenize göre uyarlayın. Saat, hizmet adı ve süre gibi yerleri kendi bilgilerinizle değiştirin.

1. /saat — Çalışma saatleri "Merhaba! Hafta içi 09.00-19.00, cumartesi 10.00-17.00 arası hizmet veriyoruz. Pazar günleri kapalıyız."

2. /adres — Konum "Adresimiz: [açık adres]. Konumu haritadan da paylaşıyorum, dilerseniz gelmeden önce yazın, size yer ayıralım."

3. /fiyat — Fiyat sorusuna ilk cevap "Fiyat, yapılacak işleme göre değişiyor. İhtiyacınızı kısaca yazarsanız size net bir fiyat iletebilirim."

4. /r-uygun — Randevu için uygunluk sorma "Tabii, sizi listeye alalım. Hangi gün ve saat aralığı size uygun? En yakın uygun saatleri paylaşayım."

5. /r-onay — Randevu onayı "Randevunuz [gün] günü saat [saat] için oluşturuldu. Bir değişiklik olursa buradan yazmanız yeterli, görüşmek üzere!"

6. /r-hatirlat — Randevu hatırlatması "Merhaba, yarın saat [saat] randevunuzu hatırlatmak istedik. Gelemeyecekseniz haber verirseniz saati başka misafirimize açabiliriz."

7. /r-iptal — İptal ve erteleme "Anlıyorum, sorun değil. Sizi hangi güne alalım? Uygun saatleri paylaşayım, size en rahat geleni seçersiniz."

8. /s-onay — Sipariş onayı "Siparişiniz alındı. Hazırlık süresi yaklaşık [süre]. Hazır olduğunda buradan haber vereceğim."

9. /s-kargo — Kargo bilgisi "Siparişiniz kargoya verildi. Takip numaranız: [numara]. Genellikle [süre] içinde teslim ediliyor."

10. /odeme — Ödeme bilgisi "Ödeme için [yöntemler] seçeneklerimiz var. Hangisi size uygunsa yazın, gerekli bilgileri hemen ileteyim."

11. /mesaidisi — Mesai dışı karşılama "Merhaba, şu anda kapalıyız. Mesajınızı aldık, [saat] itibarıyla ilk iş size döneceğiz. İyi akşamlar!"

12. /yogun — Yoğunluk bilgisi "Merhaba, şu an müşterimizle ilgileniyorum. Mesajınızı gördüm, en kısa sürede detaylı yazacağım. Anlayışınız için teşekkürler."

13. /sikayet — Şikâyet ilk cevabı "Yaşadığınız için üzgünüm, bunu düzeltelim. Kısaca ne olduğunu yazarsanız hemen inceleyip size dönüş yapacağım."

14. /tesekkur — İş sonrası teşekkür "Bizi tercih ettiğiniz için teşekkür ederiz. Aklınıza takılan bir şey olursa buradan yazmanız yeterli, iyi günler!"

15. /geribildirim — Değerlendirme isteği "Hizmetimizden memnun kaldıysanız kısa bir değerlendirme yazmanız bize çok yardımcı olur. Buyurun: [bağlantı]"

Şikâyet ve memnuniyetsizlik durumları için daha ayrıntılı metinler istiyorsanız müşteri şikâyetine cevap şablonları yazısındaki örnekler işinizi görür.

Kütüphaneyi canlı tutmak

Hızlı yanıtlar bir kere kurulup unutulan bir liste değildir. Ayda bir kez geriye dönüp bakın: hangi kısayolu hiç kullanmadınız, hangi cümleyi hâlâ elle yazıyorsunuz?

Hiç kullanmadığınız kısayolu silin. Elle yazmaya devam ettiğiniz cümleyi kısayola çevirin. Kütüphane yaşayan bir şey olmalı, arşiv değil.

Bir de sezon ayarı yapın. Bayram, tatil, kampanya dönemi gibi zamanlarda birkaç geçici kısayol ekleyin, dönem bitince kaldırın. Böylece liste hep güncel ve kısa kalır.

Ekipçe çalışıyorsanız metinleri ortak bir yerde tutun ve herkes aynı ifadeleri kullansın. Aynı soruya iki farklı kişiden iki farklı cevap gelmesi, müşteride güven sorunu yaratır.

Hızlı yanıt yetmediğinde ne olur?

Diyelim ki günde 40 mesaj alan bir işletmesiniz. Hızlı yanıtlarla her mesajı 30 saniye yerine 8 saniyede karşılıyorsunuz. Bu ciddi bir kazanç. Ama yine de o 40 mesajın hepsini sizin açmanız, okumanız ve doğru kısayolu seçmeniz gerekiyor.

Üstelik hızlı yanıt bağlam anlamaz. Müşteri "yarın öğleden sonra müsait misiniz, iki kişiyiz" yazdığında hiçbir hazır metin bu soruya tam oturmaz. Ya elle yazarsınız ya da hazır metni kesip biçersiniz.

İşte bu noktada müşteri hizmetleri otomasyonu devreye girer. Bir yapay zeka asistanı hazır metin seçmez, gelen cümleyi anlar ve işletmenizin bilgi tabanına göre cevap üretir. Konu kavramı, saat sorgusu, hizmet detayı gibi ayrıntıları takip eder ve konuşmayı sürdürür.

WpAsis mevcut WhatsApp hattınıza QR okutarak bağlanır; kod veya teknik bilgi gerekmez. Gelen mesajlara 7/24 işletmeniz adına yanıt verir, randevu ve sipariş alır, 40'tan fazla dilde konuşur. Panelden bütün konuşmaları izleyebilir, gerektiğinde sohbeti insan olarak devralabilirsiniz. Bu iki dünyanın farkını merak ediyorsanız WhatsApp bot nedir, nasıl yapılır yazısı kuralla çalışan yapılarla yapay zeka asistanı arasındaki ayrımı ayrıntılı anlatıyor.

Pratik yaklaşım şu: hızlı yanıtları bırakmayın, çünkü siz sohbete girdiğinizde hâlâ en hızlı aracınız. Ama tekrarlı soruların yükünü otomasyona devredin.

Sık Sorulan Sorular

Hızlı yanıt özelliğini normal WhatsApp'ta kullanabilir miyim?

Hızlı yanıtlar, işletmeler için tasarlanmış sürümün araçları arasında yer alır. Standart kişisel uygulamada bu özellik bulunmayabilir. Uygulamanızda işletme araçlarıyla ilgili bir bölüm görüyorsanız hızlı yanıtlar da orada olacaktır.

Kaç tane hızlı yanıt kurmalıyım?

Başlangıç için 10-15 arası yeterlidir. Az sayıda ama gerçekten sık kullandığınız metinlerle başlayın; kullanmadıklarınızı zamanla eleyin. Elli kısayollu bir liste, doğru olanı bulmakla vakit kaybettirdiği için işe yaramaz hâle gelir.

Hızlı yanıtlar müşteriye robot gibi mi görünür?

Metni hitapsız ve tamamen aynı gönderirseniz zamanla fark edilir. Başına müşterinin adını eklemek, sonuna o konuşmaya özel tek cümle iliştirmek bu hissi ortadan kaldırır. Şablonu iskelet olarak kullanın, birebir metin olarak değil.

Mesai dışında gelen mesajları hızlı yanıtla karşılayabilir miyim?

Hızlı yanıt için sohbete sizin girmeniz gerekir, dolayısıyla siz uyurken çalışmaz. Mesai dışı trafiği karşılamak için otomatik karşılama ya da bir WhatsApp asistanı kullanmak gerekir. Aksi hâlde gece gelen talepler sabaha kadar bekler ve bir kısmı başka işletmeye gider.

Hızlı yanıtlar sizi hızlandırır, otomasyon ise siz yokken de işi yürütür. Gelen mesajların 7/24 cevaplanmasını istiyorsanız wpasis.com üzerinden ücretsiz demo talep ederek WpAsis'i kendi hattınızda deneyebilirsiniz. Güncel fiyatlar için wpasis.com adresine göz atın.