WhatsApp Business: cos'è e in cosa differisce da WhatsApp normale

I vostri clienti ormai non vi chiamano più al telefono: vi scrivono su WhatsApp. Se però continuate a rispondere dal vostro numero personale, siete già un passo indietro. "WhatsApp Business cos'è e in cosa differisce da WhatsApp normale?" è una domanda che prima o poi si fa chiunque voglia far crescere la propria attività. In questa guida vediamo le differenze una per una, con parole semplici, e alla fine facciamo un passo oltre: gli assistenti basati sull'intelligenza artificiale.

Cos'è WhatsApp Business?

WhatsApp Business è un'app gratuita sviluppata da Meta per le piccole attività. All'apparenza somiglia moltissimo a WhatsApp normale: stessa schermata verde, stessa logica di messaggistica. La differenza sta negli strumenti pensati per il lavoro.

WhatsApp normale è nato per l'uso personale: ci parlate con gli amici e con la famiglia. WhatsApp Business, invece, è nato per parlare con i clienti. Il nome dell'attività, l'indirizzo, gli orari di apertura e il catalogo dei prodotti finiscono nel profilo, e il cliente vi vede come un'azienda, non come un contatto qualsiasi.

Sull'installazione non c'è nulla da temere. Scaricate l'app, verificate il numero di telefono, inserite i dati dell'attività. Potete anche portarvi dietro il numero WhatsApp che usate già: durante la configurazione compare l'opzione per trasferire la cronologia delle chat.

Le 5 differenze principali tra WhatsApp normale e WhatsApp Business

1. Profilo aziendale

Su WhatsApp normale il profilo è un nome, una foto e una frase di stato. Punto. Su WhatsApp Business potete aggiungere il nome dell'attività, la categoria, l'indirizzo, gli orari, il sito web e una descrizione. Quando il cliente apre il vostro profilo trova un'attività ordinata e presentata bene, e il dubbio "ma questo numero è davvero del negozio?" si assottiglia parecchio.

2. Catalogo

Il catalogo è una vetrina in cui elencate prodotti e servizi con foto, descrizione e prezzo. Se avete un ristorante ci mettete il menù, se avete un salone la lista dei trattamenti, se avete una boutique i capi. Quando qualcuno chiede "cosa avete?", invece di cercare le foto una per una nella galleria condividete il catalogo.

3. Risposte rapide

Potete salvare i messaggi che scrivete più spesso e inviarli con una scorciatoia. Basta digitare "/" nella casella del messaggio per vedere l'elenco delle risposte salvate: con "/indirizzo" mandate l'indirizzo, con "/orari" gli orari di apertura, con un tocco solo. Vi risparmiate di riscrivere la stessa frase decine di volte al giorno.

4. Etichette

Potete contrassegnare le conversazioni con etichette colorate come "nuovo cliente", "ordine effettuato", "in attesa di pagamento". Non dovete più scavare nella cronologia per ricordarvi a che punto è ciascuno. Consideratelo una specie di registro clienti essenziale.

5. Messaggi automatici

WhatsApp Business ha due tipi di messaggi automatici: il messaggio di benvenuto, che parte quando un cliente vi scrive per la prima volta, e il messaggio di assenza, che risponde fuori dagli orari di apertura. Sono entrambi testi fissi: inviano esattamente ciò che avete scritto voi e non cambiano in base alla domanda del cliente. La configurazione passo passo l'abbiamo spiegata nell'articolo come impostare le risposte automatiche su WhatsApp.

Oltre a questo, l'app offre anche statistiche semplici sui messaggi inviati e letti: potete farvi un'idea di massima di quali giorni il traffico si concentra.

A chi serve, e perché

La regola è semplice: se i vostri clienti vi scrivono su WhatsApp, WhatsApp Business vi torna utile. Rendiamola comunque concreta con qualche esempio:

• Barbiere, parrucchiere, centro estetico: tutto il giorno arrivano messaggi tipo "avete un buco libero?". Con il profilo aziendale e le risposte rapide mettete ordine in questo traffico, e con le etichette tenete traccia di chi sta aspettando cosa.
• Ristorante, bar, pasticceria: mettete il menù nel catalogo e lo mandate con un tocco a chiunque chieda "mi manda il menù?". Le conversazioni sugli ordini le separate con le etichette.
• Boutique e negozi: invece di ripescare ogni volta le foto dalla galleria, condividete dal catalogo; il cliente vede prezzi e dettagli da solo.
• Officine e assistenza tecnica: tra un "è pronta la macchina?" e l'altro, con le etichette segnate a che fase è ogni lavorazione.

Diciamo che avete un salone che riceve una trentina di messaggi al giorno. Buona parte di questi messaggi sono sempre le stesse domande: indirizzo, listino, disponibilità. Risposte rapide e catalogo vi fanno guadagnare qualche minuto su ogni scambio ripetitivo; a fine giornata la differenza complessiva si sente eccome.

Cos'è WhatsApp Business e cosa non è: i limiti dell'app

WhatsApp Business è un buon punto di partenza, ma non è la bacchetta magica. Prima di decidere, conviene conoscerne i limiti:

• I messaggi automatici non capiscono la domanda. Il messaggio di benvenuto manda lo stesso testo a chiunque. Se il cliente chiede "domani alle 15 siete liberi?", l'app non ha nessuna risposta da dare.
• Alle risposte rapide dovete stare dietro voi. Le scorciatoie velocizzano lo scambio, ma finché non prendete in mano il telefono non parte nulla.
• Non prende appuntamenti né ordini. Non tiene un calendario, non registra l'ordine: quelle cose le gestite comunque voi.
• Non esiste il concetto di orario di lavoro. Un messaggio arrivato alle 23, a parte il testo di assenza, resta lì senza risposta fino al mattino. Nel frattempo il cliente può scrivere a un'altra attività.

In sintesi, WhatsApp Business vi dà ordine, ma non si carica il lavoro al posto vostro. Più cresce il traffico di messaggi, più questi limiti si fanno sentire: è lì che conviene guardare al passo successivo.

Aggiungere un assistente AI sopra a WhatsApp Business

Finora abbiamo parlato di ciò che l'app fa da sola. Ma esiste un sistema che risponda davvero ai messaggi al posto vostro e prenda gli appuntamenti da sé? Sì, e si chiama assistente WhatsApp con intelligenza artificiale.

Un assistente come WpAsis si collega al numero WhatsApp che già usate tramite la scansione di un codice QR: non serve scrivere codice né avere competenze tecniche. Una volta collegato:

• Risponde in automatico ai messaggi dei clienti a nome della vostra attività, 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
• Raccoglie richieste di appuntamento e ordini, e risponde alle domande frequenti.
• Analizza il vostro sito web: l'assistente parla con le informazioni specifiche della vostra attività, non con risposte generiche imparate a memoria.
• Supporta più lingue: se un cliente vi scrive in inglese, riceve una risposta in inglese.
• Dal pannello seguite tutte le conversazioni e, quando volete, riprendete la chat in mano voi, come persona.

La differenza rispetto al messaggio di benvenuto fisso è questa: il messaggio di benvenuto dice "grazie del contatto, le risponderemo al più presto" e poi tace. L'assistente AI, invece, capisce la domanda del cliente, registra la richiesta di appuntamento e porta la conversazione a una conclusione. WhatsApp Business allestisce la vetrina; l'assistente AI si mette dietro al bancone.

I due passaggi non sono alternativi: sono consecutivi. Prima con WhatsApp Business costruite profilo e catalogo; quando il carico di messaggi diventa ingestibile a mano, ci aggiungete sopra l'intelligenza artificiale.

Domande frequenti

WhatsApp Business è gratuito?

Sì. L'app WhatsApp Business si scarica gratuitamente da App Store e Google Play. Per tutte le funzioni di cui abbiamo parlato qui — profilo aziendale, catalogo, risposte rapide ed etichette — non pagate nulla. Le API usate dalle grandi aziende sono invece un discorso a parte.

Posso trasferire il numero e le chat che ho su WhatsApp normale?

Sì. Durante la configurazione verificate il numero che usate già e sfruttate l'opzione per trasferire la cronologia delle conversazioni. Attenzione però: lo stesso numero non può essere attivo su entrambe le app contemporaneamente. Quando il numero passa a Business, il vostro account su WhatsApp normale smette di funzionare con quel numero.

Posso usarle entrambe sullo stesso telefono?

Sì, le due app possono convivere sullo stesso telefono. Ognuna però richiede un numero di telefono diverso. Molti titolari tengono il numero personale su WhatsApp normale e portano quello dell'attività su WhatsApp Business: così lavoro e vita privata restano separati.

WhatsApp Business risponde da solo ai clienti?

Solo in modo limitato. Il messaggio di benvenuto e quello di assenza sono testi fissi: non capiscono la domanda del cliente e non possono produrre una risposta pertinente. Se volete un sistema che comprenda la domanda, risponda e prenda appuntamenti e ordini, serve un assistente AI. Per esigenze aziendali di scala maggiore e integrazioni ufficiali entra invece in gioco WhatsApp Business API.

In due parole: WhatsApp Business è il primo passo che dovrebbe fare chiunque parli con i propri clienti su WhatsApp — è gratuito e si configura in qualche minuto. Quando stare dietro ai messaggi comincia a diventare pesante, il secondo passo è già pronto: WpAsis si collega al numero che già usate e risponde ai vostri clienti a nome vostro, 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Se siete curiosi, trovate dettagli e prezzi aggiornati su wpasis.com.