كيف تفعّل الرد التلقائي على واتساب؟ دليل عملي خطوة بخطوة
عملاؤك لم يعودوا يتصلون بك هاتفياً؛ صاروا يكتبون على واتساب. وبينما أنت منشغل مع عميل آخر، أو في الطريق، أو خارج ساعات العمل، تتراكم الرسائل بلا رد. هنا تحديداً تدخل خاصية الرد التلقائي على واتساب: يكتب لك العميل، فتصله رسالة منك دون أن تلمس هاتفك.
في هذا الدليل نُعدّ معك أدوات الرسائل التلقائية الموجودة أصلاً داخل تطبيق واتساب للأعمال، خطوة بخطوة، ثم نوضّح أين تقف حدود هذه الأدوات وما الذي يضيفه المساعد المدعوم بالذكاء الاصطناعي فوقها. لا تحتاج إلى أي خلفية تقنية؛ إن كان هاتفك بجانبك، يمكنك الإعداد أثناء القراءة.
الشرط الأول للرد التلقائي: تطبيق واتساب للأعمال
لنبدأ بتفصيل مهم: واتساب العادي (ذو الأيقونة الخضراء المعتادة) لا يحتوي على خاصية الرد التلقائي إطلاقاً. أدوات الرسائل التلقائية موجودة في تطبيق واتساب للأعمال، وهو تطبيق مجاني مخصّص لأصحاب الأنشطة التجارية.
إن كنت ما زلت تستقبل رسائل عملائك على حسابك الشخصي، فأول خطوة هي الانتقال إلى واتساب للأعمال. التطبيق يُحمَّل مجاناً من متجر التطبيقات على هاتفك، ويمكنك نقل رقمك الحالي إليه دون فقدان محادثاتك. وإن كنت تتساءل عن الفروقات بين التطبيقين، يمكنك الاطلاع على مقالنا ما هو واتساب للأعمال وما الفرق بينه وبين واتساب العادي؟.
داخل واتساب للأعمال ثلاث أدوات أساسية للرسائل التلقائية:
- رسالة الترحيب: رسالة ترسل تلقائياً لكل عميل يكتب إليك للمرة الأولى.
- رسالة الغياب: رد تلقائي على الرسائل التي تصل خارج أوقات عملك.
- الردود السريعة: اختصارات للعبارات التي تكرّر كتابتها يومياً.
لنُعدّها واحدة تلو الأخرى.
خطوة بخطوة: إعداد الرسائل التلقائية في واتساب للأعمال
كل هذه الإعدادات مجمّعة في قسم أدوات الأعمال داخل التطبيق. الطريق العام: افتح واتساب للأعمال، ادخل إلى الإعدادات، ثم ابحث عن قسم أدوات الأعمال. قد تختلف مسميات القوائم اختلافاً بسيطاً حسب إصدار التطبيق؛ إن لم تجد إعداداً ما، فارجع دائماً إلى قسم أدوات الأعمال داخل الإعدادات.
1. رسالة الترحيب: اجعل الانطباع الأول تلقائياً
من داخل أدوات الأعمال، ادخل إلى إعداد رسالة الترحيب وفعّل الخاصية. هنا تكتب النص الذي سيراه العميل الذي يراسلك للمرة الأولى.
نموذج للنص: «أهلاً بك! وصلتنا رسالتك وسنعود إليك في أقرب وقت. للحالات المستعجلة يمكنك الاتصال بنا هاتفياً.» ويمكنك أيضاً تحديد من ستُرسل إليه الرسالة: إلى الجميع، أو إلى من ليسوا في جهات اتصالك، أو إلى الجميع باستثناء أشخاص تحدّدهم بنفسك.
ملاحظة مفيدة: رسالة الترحيب لا تُرسل للعملاء الجدد فقط، بل تُرسل مجدداً لمن انقطعت مراسلته معك لفترة طويلة. أي أن العميل العائد بعد غياب طويل سيجد ترحيباً في انتظاره.
2. رسالة الغياب: لا تترك العميل معلّقاً وأنت مغلق
رسالة الغياب ترسل رداً تلقائياً على الرسائل التي تصلك وأنت غير متاح. تُفعَّل أيضاً من قسم أدوات الأعمال؛ وإن بدا اسمها مختلفاً قليلاً في تطبيقك، فابحث عن الخيار الذي يتضمن كلمة «غياب» أو «بعيد».
أمامك ثلاثة خيارات للتوقيت:
- الإرسال دائماً: مفيد إن كنت في إجازة أو ستغلق لفترة.
- جدول مخصّص: ترسل ضمن نطاق زمني تحدّده بنفسك.
- خارج ساعات العمل: إن كنت قد أدخلت أوقات دوامك في ملف نشاطك التجاري، فستعمل الخاصية تلقائياً في الساعات التي تكون فيها مغلقاً.
نموذج للنص: «مرحباً، نحن مغلقون حالياً. أوقات العمل من الأحد إلى الخميس، من الساعة 9:00 صباحاً حتى 7:00 مساءً. وصلتنا رسالتك وسنعود إليك فور فتح المحل.»
3. الردود السريعة: إجابة بلمسة واحدة على الأسئلة المتكررة
الردود السريعة ليست «تلقائية» بالمعنى الحرفي، لكنها توفّر وقتاً حقيقياً. تربط العبارات التي تكتبها كثيراً (وصف الموقع، أوقات الدوام، قائمة الخدمات) باختصارات. عندما تكتب علامة / في خانة الرسالة، تظهر لك قائمة اختصاراتك؛ وباختيار أحدها يجهز النص فوراً.
مثلاً، احفظ في اختصار «/الموقع» عنوان محلك ووصف الطريق إليه. وعندما يسأل العميل «أين تقعون؟» تجيبه في ثلاث ثوانٍ. وقد شرحنا بالأمثلة أي نصوص جاهزة تناسب أي أسئلة في مقالنا قوالب ردود تلقائية على الأسئلة الشائعة.
أين تقف حدود أدوات الرد التلقائي في واتساب؟
هذه الأدوات بداية جيدة، لكن اسمها يشرح طبيعتها: أدوات رسائل ثابتة. وبمجرد أن تبدأ باستخدامها ستصطدم بالحدود التالية.
لا تجيب عن السؤال. رسالة الترحيب ورسالة الغياب ترسلان النص نفسه مهما كتب العميل. حين يسأل «هل يوجد موعد غداً الساعة الثانية ظهراً؟» سيكون الرد: «وصلتنا رسالتك وسنعود إليك قريباً.» يبقى السؤال بلا إجابة، ويعود العمل إليك من جديد.
لا تدير محادثة. الرسالة التلقائية طلقة واحدة. حين يرد العميل على ردك، لا يجد أحداً في الطرف الآخر. أعمال مثل حجز موعد أو تثبيت تفاصيل طلب تحتاج إلى أخذ وردّ، وهذا ما لا تفعله هذه الأدوات.
مرتبطة بهاتفك. لكي تُرسل الرسائل التلقائية في تطبيق واتساب للأعمال، يجب أن يكون هاتفك متصلاً بالإنترنت. إن كان الهاتف مغلقاً أو بلا اتصال، فلن تُرسل الرسائل.
الردود السريعة تستهلك وقتك أنت. حتى لو كان النص جاهزاً، عليك أن ترى الرسالة، وتختار الاختصار، وترسله. السؤال الذي يصلك عند الحادية عشرة ليلاً لن يجيب عن نفسه.
باختصار: هذه الأدوات تُؤتمِت قول «وصلتني رسالتك»، ولا تُؤتمِت الاهتمام بالعميل.
ما الذي يضيفه المساعد الذكي؟ محادثة حقيقية بدل رسالة ثابتة
إن اصطدمت بالحدود أعلاه، فالخطوة التالية هي المساعدون المدعومون بالذكاء الاصطناعي على واتساب. تخيّل الفرق هكذا: رسالة الغياب ورقة معلّقة على الباب («نحن خارج المحل، مرّوا لاحقاً»). أما المساعد الذكي فهو موظف واقف عند الباب، يجيب عن الأسئلة ويمسك دفتر المواعيد.
مساعد ذكي مثل WpAsis يتصل بخط الواتساب الحالي لنشاطك التجاري؛ والإعداد يتم بمسح رمز QR، دون برمجة أو خبرة تقنية. وبعد الربط:
- يردّ على رسائل العملاء باسم نشاطك التجاري على مدار الساعة بإجابات حقيقية؛ لا «وصلتنا رسالتك»، بل جواب عن السؤال نفسه.
- يستقبل المواعيد والطلبات، ويجيب عن الأسئلة الشائعة.
- يتغذّى من معلومات نشاطك أنت: يُفحص موقعك الإلكتروني، فيجيب المساعد عن الأسئلة المتعلقة بخدماتك ونظام عملك بمعلوماتك أنت.
- يدعم أكثر من لغة؛ فإن كتب لك عميل بالإنجليزية لا يبقى بلا رد.
- تتابع كل المحادثات من لوحة التحكم، ويمكنك في أي لحظة أن تتسلّم المحادثة بنفسك كإنسان.
لنفترض مثلاً صالون تصفيف يستقبل 30 رسالة يومياً — وهذا سيناريو افتراضي بالكامل. الجزء الأكبر من هذه الرسائل أسئلة متكررة من نوع «متى تكونون متاحين؟» أو «هل يوجد مكان غداً؟». رسالة الغياب سترسل الجملة نفسها إلى الثلاثين شخصاً؛ أما المساعد الذكي فيجيب عن سؤال كل واحد منهم على حدة ويمنح الموعد لمن يناسبه الوقت.
أيهما يناسبك؟ دليل قرار بسيط
الخياران ليسا متنافسين؛ كل منهما جواب لحاجة مختلفة.
قد تكفيك أدوات واتساب للأعمال نفسها: إن كان عدد الرسائل الواردة إليك قليلاً، وكنت ترد بنفسك بسرعة على معظمها، وكان عملاؤك ينتظرون فقط تأكيد «هل وصلت رسالتي؟»، فابدأ بهذه الأدوات.
فكّر في المساعد الذكي: إن كنت لا تلحق على الرسائل، أو تخسر عملاء لأن أسئلة ما بعد الإغلاق تبقى بلا رد، أو كانت حركة المواعيد والطلبات لديك تدور عبر واتساب، فالرسائل الثابتة لن تكفي بعد حد معيّن.
الأسلم أن تسير بالترتيب: أعِدّ اليوم أدوات واتساب للأعمال؛ فهي مجانية ولن تأخذ منك أكثر من عشر دقائق. وحين تكبر حركة الرسائل لديك، ستكتشف بنفسك أين تختنق الرسائل الثابتة.
وإن كنت تتساءل كيف يمكن للمساعد الذكي أن يناسب نشاطك التجاري تحديداً، يمكنك زيارة wpasis.com للاطلاع على التفاصيل والأسعار المحدّثة.
الأسئلة الشائعة
هل يمكن تفعيل الرد التلقائي في واتساب العادي؟
لا. رسالة الترحيب ورسالة الغياب والردود السريعة موجودة حصراً في تطبيق واتساب للأعمال. إن كنت تستخدم واتساب العادي، فعليك أولاً الانتقال إلى تطبيق واتساب للأعمال المجاني؛ ويمكنك نقل رقمك الحالي إليه.
هل خاصية الرد التلقائي على واتساب مدفوعة؟
تطبيق واتساب للأعمال وما فيه من رسالة ترحيب ورسالة غياب وردود سريعة مجاني. أما المساعدون المدعومون بالذكاء الاصطناعي فيعملون عادةً باشتراك شهري؛ وللاطلاع على أسعار WpAsis المحدّثة يمكنك زيارة wpasis.com.
هل يجيب الرد التلقائي فعلاً عن سؤال العميل؟
الرسائل التلقائية داخل واتساب للأعمال لا تجيب؛ فمهما كان سؤال العميل، سيُرسَل النص الثابت الذي كتبته مسبقاً. وإن أردت أن يحصل السؤال نفسه على جواب، فأنت بحاجة إلى مساعد مدعوم بالذكاء الاصطناعي؛ هذه المساعدات تتغذّى من معلومات نشاطك التجاري وتنتج رداً خاصاً بكل سؤال.
هل تُرسل الرسائل التلقائية وهاتفي مغلق؟
لكي تُرسل الرسائل التلقائية في تطبيق واتساب للأعمال، يجب أن يكون هاتفك مفتوحاً ومتصلاً بالإنترنت. وإن كان مغلقاً فلن تُرسل الرسائل حتى يعود الاتصال. أما في المساعدات الذكية التي تعمل عبر السحابة فيختلف هذا الارتباط حسب طريقة الربط؛ وهذا أحد الأسئلة التي ينبغي أن تطرحها قبل اختيار أي حل.