Transplante Capilar: Atendimento no WhatsApp com IA

Se você administra uma clínica de transplante capilar, já sabe disto: o seu WhatsApp nunca para. O Brasil é reconhecido na área de estética e procedimentos capilares e recebe interesse não só de dentro do país, mas também de países vizinhos da América Latina e de pessoas que falam português em outros lugares; por isso, as mensagens chegam de diferentes cidades, estados e fusos horários. Alguém que escreve de madrugada, outra pessoa que manda fotos do exterior no meio da noite... Todos querem saber a mesma coisa: "Eu sou candidato, como funciona o processo?" Neste artigo, vamos explicar como gerenciar esse fluxo de atendimento intenso pelo WhatsApp com inteligência artificial e, principalmente, como estruturar o fluxo de avaliação prévia por fotos.

Por Que a Clínica de Transplante Capilar Depende Tanto do WhatsApp?

Quem pesquisa transplante capilar muitas vezes escreve de outra cidade, de outro estado ou até de outro país. Encontrou você pelo site, pelas redes sociais ou por indicação; e o primeiro contato quase sempre acontece pelo WhatsApp, porque ligar sai caro, a barreira de idioma atrapalha e o WhatsApp está no bolso de todo mundo. Para adicionar ao seu site e aos seus anúncios links que abrem uma conversa com um clique, veja o nosso artigo sobre como criar um link wa.me.

Esse cenário gera dois grandes desafios:

Diferença de fuso horário: a sua madrugada é o meio da tarde do seu possível paciente. Se você só responder à mensagem dele no dia seguinte ao meio-dia, é bem provável que ele já tenha se voltado para uma das três ou quatro clínicas com quem estava conversando ao mesmo tempo. Nessa área, a velocidade é a primeira condição para ser escolhido.

Barreira de idioma: português, espanhol, inglês, francês, italiano... Montar uma equipe capaz de conversar em todos os idiomas é difícil e caro. A maioria das clínicas dá conta de alguns idiomas, e o resto das mensagens é resolvido na base de aplicativos de tradução.

Como Montar o Fluxo de Avaliação Prévia por Fotos?

A espinha dorsal da consultoria em transplante capilar é a avaliação prévia, e esse processo já é padrão: pedem-se fotos do cabelo de diferentes ângulos, coletam-se algumas informações básicas e o arquivo é encaminhado ao médico. E a parte de coleta desse fluxo é uma das coisas que o assistente de inteligência artificial faz melhor.

O fluxo funciona assim:

Acolhimento: quando a pessoa escreve, o assistente a recebe no idioma dela, apresenta a clínica em poucas palavras e explica como será o caminho da avaliação prévia.
Pedido de fotos: o assistente descreve de quais ângulos as fotos são necessárias para a avaliação: topo da cabeça, linha frontal do cabelo, laterais e nuca, por exemplo. A pessoa envia as fotos na mesma conversa.
Informações básicas: idade, há quanto tempo a queda de cabelo acontece, se já fez algum procedimento antes — as perguntas que você definir são feitas uma a uma.
Encaminhamento ao médico: as fotos e informações coletadas chegam à sua equipe como um arquivo organizado no painel. A avaliação e a decisão de indicação são sempre do seu médico; o assistente, em nenhuma hipótese, faz um comentário médico do tipo "você é candidato" ou "você vai precisar de tantos enxertos".
Retorno: quando a avaliação médica é concluída, a sua equipe comunica o resultado e passa ao planejamento do processo.

A beleza desse fluxo está aqui: o assistente assume o trabalho cansativo e repetitivo de coletar dados, e o seu médico se ocupa só da avaliação e da decisão. Ninguém precisa olhar na hora uma foto que chega às três da madrugada; mas quem enviou a foto, por encontrar um interlocutor em segundos, aceita esperar.

Um lembrete importante aqui: o transplante capilar é um procedimento médico. Informações definitivas sobre indicação, método e processo só podem ser dadas por meio de exame e avaliação de um médico especialista; a avaliação prévia pelo WhatsApp é apenas um primeiro passo.

Suporte Multi-idiomas para Clínicas de Transplante Capilar

Uma das maiores vantagens de um assistente de inteligência artificial para WhatsApp como o WpAsis nessa área é o suporte a múltiplos idiomas. Seja qual for o idioma em que a pessoa escreve, o assistente responde nesse idioma: para quem escreve em espanhol, espanhol; para quem escreve em inglês, inglês. Nada de esperar por um tradutor ou ficar copiando e colando em aplicativo de tradução.

Ou seja, sem contratar um consultor para cada idioma, você responde na hora e no idioma da pessoa a mensagens que chegam de vários lugares. Para o paciente de fora, isso já transmite, logo na primeira mensagem, a sensação de que "esta clínica sabe o que faz".

O assistente gera todas as respostas a partir da sua base de conhecimento: seus serviços, as etapas do processo, informações de organização como hospedagem e transporte, as respostas às perguntas frequentes. Quanto melhor você preparar essa base, mais certeiras serão as respostas; você encontra como fazer isso no nosso artigo sobre como preparar a base de conhecimento do seu negócio.

Não Perder Nenhuma Mensagem nos Períodos de Alta Demanda

Digamos que a sua clínica receba 60 mensagens novas por dia e que metade chegue fora do horário comercial. Com uma equipe de duas pessoas, dar conta disso significa, na melhor das hipóteses, responder a algumas mensagens horas depois. Já com o assistente no comando:

Toda mensagem, não importa a hora, é respondida em segundos.
A coleta de fotos e informações se conclui enquanto você dorme; de manhã, você encontra os arquivos prontos no painel.
Durante o dia, a sua equipe se ocupa apenas dos retornos dos arquivos cuja avaliação médica foi concluída e das perguntas específicas.
Você acompanha todas as conversas pelo painel e assume o bate-papo que quiser, na hora que quiser.

O trabalho rotineiro fica com o assistente; o trabalho que exige confiança e decisão fica com o ser humano. Aos olhos do paciente de fora, a sua clínica se posiciona como uma instituição profissional, acessível em qualquer idioma e a qualquer hora.

Vamos terminar com um exemplo concreto. Uma pessoa de outro país escreveu em espanhol num sábado à noite. O assistente a recebeu em espanhol, explicou o processo, coletou as fotos e as informações básicas. Na segunda de manhã, o seu médico avaliou o arquivo, a sua equipe comunicou o resultado ao meio-dia e a consulta foi agendada. Durante todo o fim de semana, ninguém ficou de plantão junto ao telefone; mas o candidato a paciente não ficou sem resposta uma única vez. É exatamente isso que faz a diferença.

Perguntas Frequentes

O assistente pode decidir se o paciente é candidato ou não?

Não, de jeito nenhum, e não deve. O assistente apenas coleta as fotos e as informações básicas e encaminha o arquivo ao seu médico. As decisões de indicação, método e planejamento são sempre do médico especialista; para uma informação definitiva, o exame é indispensável.

Em quais idiomas ele consegue atender?

O assistente tem suporte a múltiplos idiomas; seja qual for o idioma em que a pessoa escreve, ele responde nesse idioma. Assim, você não precisa manter um consultor que fale cada idioma estrangeiro para as mensagens que chegam de países diferentes.

Podemos continuar usando o nosso número de WhatsApp atual?

Sim. O WpAsis se conecta ao seu número existente por meio de um QR code; não é preciso conhecimento técnico. O número que você divulga nos seus anúncios e no seu site continua o mesmo; só mudam a sua velocidade de resposta e o seu horário de cobertura.

A que devemos prestar atenção em relação às fotos e aos dados pessoais enviados?

Dado de saúde é dado pessoal sensível; ao coletá-lo, você tem obrigações de aviso de privacidade e consentimento. Para o panorama geral, você pode ler o nosso artigo sobre LGPD e WhatsApp; para uma informação definitiva sobre o seu processo específico, consulte sempre um especialista jurídico.

Para gerenciar todo o seu atendimento em um só número, em qualquer idioma e 24 horas por dia, acesse wpasis.com e experimente a demonstração gratuita. A instalação leva minutos e a diferença se sente desde a primeira mensagem.