Pedidos na Doceria: Encomendas pelo WhatsApp

Descrever uma travessa de doces por telefone até que é fácil, mas anotar, enquanto corre de um lado para o outro na frente da vitrine, um pedido de "doces para 40 pessoas para amanhã ao meio-dia, metade docinhos e metade sobremesa gelada" é outra história completamente diferente. Para sorveterias e docerias, o movimento de pedidos migrou, nos últimos anos, do telefone para o WhatsApp: o cliente vê a foto da vitrine e escreve, faz o pedido da festa por mensagem, pergunta o horário de entrega por mensagem. Neste artigo, mostramos como gerenciar de forma organizada, pelo WhatsApp, as encomendas, os pedidos em grande quantidade para festas e eventos e a parte mais crítica do serviço: o horário de entrega.

Por Que o Movimento de Pedidos da Doceria Não Se Gerencia por Telefone?

O trabalho da doceria e da sorveteria está na vitrine: atender o telefone com o cliente na sua frente é injusto tanto com quem está ali dentro quanto com quem ligou. Anotar pedidos por telefone tem três pontos fracos nesse ramo:

Muito detalhe, pouca chance de anotar: tamanho da travessa, gramatura, docinho ou sobremesa gelada, de chocolate ou de coco... Na anotação feita na correria, sempre falta alguma coisa.
O movimento e a ligação batem no mesmo horário: no fim da tarde e no fim de semana, a loja enche e o telefone não para. Digamos que, no fim de semana, cheguem 40 mensagens e ligações por dia; responder na hora à metade delas é praticamente impossível.
Palavra leva o vento: discutir com o cliente que disse "eu ia buscar no sábado às três" um "você tinha falado quatro" chateia até o cliente mais fiel.

A organização por escrito do WhatsApp é o remédio para esses três problemas; basta que dê para responder às mensagens a tempo.

Pequenos Ajustes que Ganham Tempo na Encomenda

Deixe por escrito a lista de produtos e as opções de tamanho

Quais doces vêm em quais tamanhos de travessa, o sorvete é vendido em quais embalagens; se essas informações estiverem escritas, o pedido se resolve sozinho. Quando o cliente vê as opções, a decisão também fica mais rápida.

Deixe claro desde o começo: é para retirar ou para entregar?

Se o pedido vai ser retirado ou vai para o endereço deve ficar claro nas primeiras mensagens. Se você faz entrega, suas regras de região e horário também devem estar escritas desde o início; assim você não faz as mesmas perguntas a cada pedido.

Dê a confirmação do pedido de forma curta e clara

Um resumo de uma linha só, como "1 kg de doce de chocolate, retirada, sábado às 15h", protege os dois lados. Se há confirmação por escrito, não há discussão no dia da entrega.

Gestão de Pedidos em Grande Quantidade para Festas e Eventos

Aniversário, casamento, chá de bebê, confraternização no escritório... Os pedidos em grande quantidade são, ao mesmo tempo, o trabalho mais valioso e o mais arriscado da doceria; porque o erro é difícil de consertar e o que está em jogo é uma festa. O que precisa ficar claro num pedido em grande quantidade:

Número de pessoas e distribuição dos produtos
Data, horário e endereço de entrega
Se são necessários materiais de servir
Com quantos dias de antecedência o pedido precisa ser feito

Quando essas informações são coletadas por escrito, seu planejamento de produção fica claro e não há surpresa no dia da entrega. Pedir ou não um sinal é uma regra sua; seja qual for a sua regra, o assistente a informa desde o início, e o acerto final você faz pessoalmente. Até aquela mensagem de "tem uma festa de 100 pessoas na semana que vem" que chega de madrugada não fica sem resposta até de manhã; o assistente coleta os detalhes e você começa o dia com um pedido pronto para tratar.

Horário de Entrega: A Parte Mais Crítica do Pedido na Doceria

Sorvete não espera; bolo com chantilly não fica no carro no calor do meio-dia. A clareza no horário de entrega, nesse ramo, é a própria satisfação do cliente:

O horário de entrega deve ser perguntado na hora de receber o pedido, não deixado para depois.
A hora de ficar pronto deve ser dada de forma realista: prometer um horário que não vai dar faz perder mais cliente do que se atrasar.
Um lembrete curto quando a entrega se aproxima passa confiança: uma única frase como "seu pedido estará pronto amanhã às 15h" tranquiliza o cliente.

Se você quiser ver como montar as mensagens de lembrete, os modelos do nosso artigo de exemplos de mensagens de lembrete de agendamento se adaptam fácil também à entrega de doces.

O Que o Assistente de Inteligência Artificial Traz para a Doceria?

O WpAsis se conecta ao seu número de WhatsApp atual por um QR code; não é preciso conhecimento técnico e seu número não muda. Depois disso:

Responde às mensagens 24 horas por dia, 7 dias por semana, em nome do seu negócio; até o pedido de festa que chega de madrugada é atendido.
Coleta os detalhes do pedido perguntando: produto, tamanho da travessa ou gramatura, horário de entrega, informação de retirada ou endereço.
Responde a perguntas como "tem tal doce?", "até que horas vocês abrem?" e "com quantos dias de antecedência preciso pedir?" com as suas informações.
Você acompanha todas as conversas pelo painel; quando vê uma negociação ou um pedido especial, assume a conversa.

Que o assistente responda certo depende de a informação que você deu a ele estar organizada. Basta escrever uma vez, de forma organizada, seus produtos, suas opções de travessa e suas regras de entrega; nosso guia para montar a base de conhecimento do negócio mostra o caminho passo a passo nesse ponto.

Perguntas Frequentes

É seguro deixar os pedidos em grande quantidade com a inteligência artificial?

O assistente coleta os detalhes e os repassa organizados a você; a decisão de produção e a aprovação final são sempre suas. Em pedidos grandes, assumir a conversa pelo painel e fazer o acerto final pessoalmente com o cliente é o método mais saudável.

E se o cliente quiser mudar o horário de entrega?

O pedido de mudança também chega por escrito, então fica registrado. O assistente repassa o pedido a você; se estiver disponível, você aprova, se não estiver, assume pelo painel e propõe um horário alternativo. Some o problema de esquecer as mudanças combinadas de boca.

Como se gerencia a entrega num pedido de sorvete?

No sorvete, a questão é o tempo: o pedido não deve ser fechado sem definir o horário de entrega. Se você apresentar ao assistente sua região de entrega e suas regras de horário, o horário se define com o cliente logo no começo; o produto é preparado de forma planejada, não em cima da hora.

Os produtos da vitrine mudam todo dia; como o assistente vai saber disso?

O assistente conversa com a lista atualizada da sua base de conhecimento. Se você tem produtos que mudam diariamente, basta manter a lista em dia; em situações de incerteza, em vez de afirmar algo, o assistente te chama, e você assume a conversa pelo painel.

Saber que todo pedido está sendo atendido sem sair de perto da vitrine faz crescer os pedidos de festa e ainda organiza a venda de encomendas do dia a dia. Para ver o WpAsis funcionando no seu próprio número, você pode solicitar uma demonstração gratuita em wpasis.com.