Ordini WhatsApp per bar e pasticcerie: la guida

Mentre decorate una torta al banco o servite il pranzo nell'ora di punta, il telefono continua a vibrare: "Riuscite a farmi una torta di compleanno per domani?", "Cosa avete oggi nel menu?", "Consegnate a domicilio?". La maggior parte di queste domande non arriva più con una telefonata, ma su WhatsApp. Per bar e pasticcerie è un'occasione enorme, ma se non viene gestita bene si traduce in ordini persi e clienti scontenti. In questa guida vediamo come tenere sotto controllo gli ordini WhatsApp senza mai staccarvi dal banco.

Perché gli ordini si sono spostati su WhatsApp

Le abitudini dei clienti sono cambiate. Oggi le persone preferiscono scrivere invece di chiamare, semplicemente perché scrivere è più comodo: si può mandare un messaggio dall'ufficio, in metro o alle undici di sera dal divano, senza dover aspettare che qualcuno risponda.

Per una pasticceria c'è un vantaggio in più: il lato visivo. Il cliente può inviare la foto di una torta che gli piace e chiedere "Riuscite a farla uguale?". Voi, dall'altra parte, potete mandare in pochi secondi la foto di quello che avete in vetrina. Provate a spiegare la stessa cosa al telefono: non c'è paragone.

E poi resta tutto scritto. La discussione del tipo "Io avevo detto al cioccolato, voi l'avete fatta alla frutta" si risolve da sola quando basta scorrere la conversazione.

Perché gestire gli ordini WhatsApp diventa faticoso

La comodità di WhatsApp si trasforma in peso man mano che i messaggi aumentano. I problemi tipici sono tre.

I messaggi arrivano nell'ora peggiore

L'orario in cui ricevete più messaggi è quasi sempre quello in cui siete più impegnati: la colazione, il pranzo, il weekend, la corsa alle torte prima delle feste. Con le mani occupate non guardate il telefono, e quando lo guardate sono passate ore. Nel frattempo il cliente ha ordinato altrove. Ne abbiamo parlato in modo più approfondito nell'articolo su quanto costa rispondere in ritardo ai messaggi dei clienti.

Un ordine per una torta richiede molti dettagli

Un caffè si ordina in due messaggi; una torta di compleanno no. Data, dimensione, farcitura, scritta sopra, allergie, orario di ritiro... Ogni dettaglio richiede uno scambio di messaggi. Basta una domanda dimenticata per ritrovarsi il giorno della consegna con un "Ma io avevo chiesto il nome sopra".

Le stesse domande si ripetono ogni giorno

"A che ora aprite?", "Avete prodotti senza glutine?", "Consegnate in zona centro?". Scrivere decine di volte al giorno la stessa risposta è una perdita di tempo e, alla lunga, logora. E quando le risposte tardano, il locale sembra poco attento.

Come raccogliere un ordine per una torta senza dimenticare nulla

Nell'ordine di una torta il rischio più grande è l'informazione mancante. Costruite una lista fissa di domande e ponetele sempre nello stesso ordine:

Data e ora di consegna: per quale giorno serve e a che ora deve essere pronta?
Dimensione o numero di persone: per quante persone?
Base e farcitura: al cioccolato o alla frutta? Che tipo di pan di Spagna?
Decorazione e scritta: cosa va scritto sopra, ci sono richieste particolari?
Allergie e intolleranze: nocciole, frutta secca, glutine o altro a cui prestare attenzione?
Ritiro o consegna: passa il cliente a ritirarla o la consegnate voi?

Invece di riscrivere ogni volta questa lista a mano, potete salvarla come messaggio rapido. Meglio ancora: mettere in piedi un sistema che faccia queste domande al posto vostro, come vedremo tra poco.

Menu del giorno e richieste di consegna

Nei bar la domanda più frequente è sempre la stessa: "Cosa avete oggi?". Se lavorate con un menu del giorno, pubblicare ogni mattina la foto del menu riduce una parte di queste richieste. Ma qualcuno chiederà lo stesso, perché nessuno ha voglia di scorrere all'indietro i vecchi messaggi.

Per le consegne, invece, chiarite i confini fin dall'inizio: in quali zone consegnate, c'è un ordine minimo, quali sono i tempi di preparazione previsti? Quando queste informazioni arrivano subito, il cliente decide senza aspettare e l'ordine non scappa.

Automatizzare gli ordini WhatsApp con l'intelligenza artificiale

Tutto quello che abbiamo raccontato finora ha un limite comune: dipende dal fatto che voi o un vostro collaboratore guardiate il telefono. Eppure gran parte di queste conversazioni è fatta di domande ripetitive e prevedibili. È proprio per questo che gli assistenti WhatsApp basati sull'intelligenza artificiale si stanno diffondendo tra bar e pasticcerie.

Un assistente virtuale, in breve, è un software che risponde da solo ai messaggi che arrivano sul vostro numero WhatsApp, a nome della vostra attività. Risponde subito al "Domani siete aperti?" che arriva a mezzanotte, raccoglie una per una le informazioni necessarie per l'ordine di una torta — data, dimensione, scritta — e prende le richieste di consegna. Mentre voi siete al banco, lui scrive. Abbiamo spiegato più nel dettaglio come funzionano questi sistemi nell'articolo cos'è un bot WhatsApp per gli ordini.

Mettiamo che la vostra pasticceria riceva 30-40 messaggi al giorno. Se una parte importante riguarda orari, prodotti e consegne, l'assistente li gestisce da solo. A voi arrivano soltanto gli ordini che richiedono davvero una vostra decisione.

Cosa valutare nella scelta del sistema

Non tutti i sistemi di risposta automatica sono uguali. Come titolari di un bar o di una pasticceria, guardate questi criteri:

Deve conoscere le vostre informazioni. L'assistente deve sapere qual è il vostro menu, quali sono i vostri prodotti e i vostri orari, non dare risposte generiche.
Deve permettere il passaggio a una persona. Con un ordine complicato o un cliente delicato, dovete poter prendere in mano voi la conversazione.
L'installazione deve essere semplice. Sistemi che richiedono competenze tecniche o codice non sono pratici per una piccola attività.
Le conversazioni devono essere consultabili. Dovete poter vedere dal pannello cosa l'assistente ha scritto ai vostri clienti.

Come funziona WpAsis in un bar o in una pasticceria

WpAsis è un assistente basato sull'intelligenza artificiale che si collega al numero WhatsApp che già usate. L'attivazione avviene scansionando un codice QR: non serve un nuovo numero né alcuna competenza tecnica.

L'assistente si alimenta dalla base di conoscenza della vostra attività: il vostro sito viene analizzato e le risposte si basano sulle vostre informazioni, come menu, prodotti e orari di apertura. Risponde ai messaggi 24 ore su 24, raccoglie richieste di ordini e prenotazioni, risponde alle domande frequenti. E se un cliente scrive in un'altra lingua, può rispondergli nella sua.

Tutte le conversazioni si seguono dal pannello: in qualsiasi momento potete prendere il controllo e occuparvi voi del cliente. Il controllo resta sempre nelle vostre mani, l'assistente si limita ad alleggerire il carico.

Domande frequenti

Serve un numero separato per ricevere ordini su WhatsApp?

No. Sistemi come WpAsis si collegano al numero WhatsApp che la vostra attività già utilizza. I clienti continuano a scrivere al numero che conoscono; l'unica cosa che cambia è che i messaggi ricevono una risposta senza attese.

L'intelligenza artificiale capisce le richieste particolari su una torta?

L'assistente raccoglie le informazioni dell'ordine — data, dimensione, scritta — conversando con il cliente. Quando arriva una richiesta molto particolare o insolita, vedete la conversazione dal pannello e, se volete, la prendete in mano voi. Così gli ordini standard procedono da soli, mentre i casi speciali passano dalla vostra approvazione.

E se il cliente vuole parlare con me e non con l'assistente?

Tutte le conversazioni sono davanti a voi nel pannello e potete intervenire come persona in qualsiasi momento. L'assistente non prende il vostro posto: dà la prima risposta mentre siete occupati e raccoglie le informazioni, ma le redini restano sempre vostre.

Servono competenze tecniche per l'attivazione?

No. L'attivazione si basa sulla scansione di un codice QR: non serve scrivere codice né fare configurazioni tecniche. Per le informazioni sulla vostra attività viene analizzato il vostro sito, e l'assistente inizia a rispondere con i vostri contenuti.

Se volete smettere di perdere ordini perché non riuscite a stare dietro ai messaggi, provate WpAsis sul vostro numero. Per i dettagli e i prezzi aggiornati potete visitare wpasis.com.