Ordini gelateria: asporto e ordini di gruppo

Descrivere un vassoio di cannoli al telefono è facile, ma prendere nota dell'ordine "domani a pranzo un assortimento di dolci per 40 persone, metà secchi e metà con crema" mentre corri dietro al bancone è tutt'altra faccenda. Per gelaterie e pasticcerie il traffico degli ordini negli ultimi anni si è spostato dal telefono a WhatsApp: il cliente vede la foto della vetrina e scrive, ordina per un evento con un messaggio, chiede l'orario di consegna con un messaggio. In questo articolo ti spieghiamo come gestire in modo ordinato, tramite WhatsApp, gli ordini da asporto, gli ordini di gruppo per feste ed eventi e il pilastro più critico del lavoro: l'orario di consegna.

Perché il traffico di ordini della gelateria non si gestisce al telefono?

Il lavoro della gelateria e della pasticceria è in vetrina: rispondere al telefono mentre hai il cliente davanti è un torto sia a chi è in negozio sia a chi chiama. In questo mestiere ricevere ordini al telefono ha tre punti deboli:

Tanti dettagli, poca possibilità di prendere nota: dimensione del vassoio, grammatura, con crema o secco, ai pistacchi o alle nocciole... Nella nota presa di corsa manca sempre qualcosa.
La ressa e la chiamata coincidono nello stesso orario: nel tardo pomeriggio e nel weekend il negozio si riempie e il telefono non tace. Mettiamo che nel weekend arrivino 40 tra messaggi e chiamate al giorno; rispondere subito a metà di questi è di fatto impossibile.
Le parole volano: discutere con il cliente che dice "l'avrei ritirato sabato alle tre" mentre tu ricordi "aveva detto le quattro" fa arrabbiare anche il cliente più fedele.

L'ordine scritto di WhatsApp è la cura per tutti e tre i problemi; basta che si riesca a rispondere ai messaggi in tempo.

Piccoli accorgimenti che velocizzano l'ordine da asporto

L'elenco prodotti e le opzioni di grammatura per iscritto

Quali dolci in quali dimensioni di vassoio, il gelato in quali confezioni: se queste informazioni sono scritte, l'ordine si chiarisce da solo. Quando il cliente vede le opzioni, anche la decisione diventa più rapida.

Ritiro o consegna, da chiarire fin dall'inizio

Se l'ordine sarà da ritirare o da consegnare all'indirizzo deve chiarirsi già nei primi messaggi. Se fai consegne, anche le tue regole su zona e orario vanno scritte fin dall'inizio; così non fai le stesse domande a ogni ordine.

La conferma dell'ordine breve e chiara

Un riepilogo di una sola riga come "1 kg di pasticcini misti, ritiro, sabato 15:00" protegge entrambe le parti. Se c'è una conferma scritta, il giorno della consegna non ci sono discussioni.

Gestione degli ordini di gruppo per feste ed eventi

Battesimo, laurea, rinfresco in ufficio, compleanno... Gli ordini di gruppo sono il lavoro più prezioso e insieme più rischioso della pasticceria, perché l'errore è difficile da rimediare e in ballo c'è un evento. In un ordine di gruppo va chiarito:

Numero di persone e distribuzione dei prodotti
Data, ora e indirizzo di consegna
Se serve o meno il materiale da servizio
Con quanti giorni di anticipo va effettuato l'ordine

Quando queste informazioni sono raccolte per iscritto, la tua pianificazione della produzione si chiarisce e il giorno della consegna non ci sono sorprese. Chiedere o meno una caparra è una tua regola; qualunque essa sia, l'assistente la comunica fin dall'inizio, mentre l'accordo finale lo chiudi tu. Persino il messaggio "la prossima settimana ho un evento per 100 persone" arrivato a mezzanotte non resta senza risposta fino al mattino; l'assistente raccoglie i dettagli e tu inizi la giornata con una richiesta già pronta.

L'orario di consegna: il pilastro più critico dell'ordine in gelateria

Il gelato non può aspettare; la torta alla panna non può restare in auto sotto il sole di mezzogiorno. In questo settore, la precisione sull'orario di consegna è la soddisfazione del cliente in persona:

L'orario di consegna va chiesto al momento dell'ordine, non rimandato.
L'ora di pronto va data in modo realistico: promettere un orario che non riesci a rispettare fa perdere più clienti del ritardo stesso.
Un breve promemoria all'avvicinarsi della consegna dà fiducia: una sola frase come "il tuo ordine sarà pronto domani alle 15:00" tranquillizza il cliente.

Se vuoi vedere come impostare i messaggi di promemoria, i modelli del nostro articolo sugli esempi di messaggi di promemoria per gli appuntamenti si adattano facilmente anche alla consegna dei dolci.

Cosa porta l'assistente AI alla pasticceria?

WpAsis si collega alla tua linea WhatsApp esistente con un codice QR; non servono competenze tecniche e il tuo numero non cambia. Poi:

Risponde ai messaggi 24 ore su 24 a nome della tua attività; viene accolto persino l'ordine per un evento arrivato di notte.
Raccoglie i dettagli dell'ordine facendo domande: prodotto, dimensione del vassoio o grammatura, orario di consegna, ritiro o indirizzo.
Risponde con le tue informazioni a domande come "avete quel dolce?", "fino a che ora siete aperti?", "con quanti giorni di anticipo devo ordinare?".
Tutte le conversazioni le segui dal pannello; quando vedi una trattativa o una richiesta particolare, riprendi la chat.

Che l'assistente risponda in modo corretto dipende da quanto sono ordinate le informazioni che gli dai. Basta mettere per iscritto una volta i tuoi prodotti, le opzioni di vassoio e le regole di consegna; la nostra guida alla preparazione della base di conoscenza aziendale ti accompagna passo dopo passo su questo.

Domande frequenti

Lasciare gli ordini di gruppo all'AI è sicuro?

L'assistente raccoglie i dettagli e te li trasmette in modo ordinato; la decisione sulla produzione e l'approvazione finale le dai sempre tu. Sugli ordini grandi, il metodo più affidabile è riprendere la conversazione dal pannello e chiudere di persona l'accordo finale con il cliente.

E se il cliente vuole cambiare l'orario di consegna?

Anche la richiesta di modifica arriva per iscritto, quindi resta registrata. L'assistente ti trasmette la richiesta; se è compatibile la approvi, altrimenti riprendi dal pannello e proponi un orario alternativo. Sparisce il problema delle modifiche verbali dimenticate.

Nell'ordine di gelato come si gestisce la consegna?

Nel gelato la questione è il tempismo: l'ordine non va confermato finché l'orario di consegna non è chiaro. Se all'assistente indichi la tua zona di consegna e le tue regole di orario, l'ora si chiarisce con il cliente fin dall'inizio; il prodotto si prepara in modo pianificato, non all'ultimo minuto.

I prodotti in vetrina cambiano ogni giorno; come farà l'assistente a saperlo?

L'assistente parla con l'elenco aggiornato che c'è nella tua base di conoscenza. Se hai prodotti che cambiano ogni giorno, basta tenere aggiornata la lista; nei casi incerti l'assistente, invece di parlare con certezza, ti chiama in causa e riprendi tu la conversazione dal pannello.

Sapere che ogni ordine viene accolto senza doverti allontanare dalla vetrina fa crescere gli ordini per gli eventi e mette ordine nella vendita da asporto di tutti i giorni. Per vedere WpAsis sulla tua linea puoi richiedere una demo gratuita su wpasis.com.