Lista Scolastica in Cartoleria su WhatsApp

Ogni cartolaio lo sa cosa significa l'arrivo di fine agosto: alla porta i genitori con le liste in mano, al telefono le foto che arrivano una dietro l'altra... "Le mando la lista, me la preparate?", "Avete la lista della terza?", "Quando posso venire a ritirare?" La stagione delle liste scolastiche è quel periodo in cui l'intensità di quasi tutto l'anno si concentra in poche settimane. E in questo periodo non riuscire a stare dietro ai messaggi significa insieme perdere ordini e allungare la coda alla porta.

In questo articolo ti raccontiamo come un assistente basato sull'intelligenza artificiale, collegato al tuo numero WhatsApp attuale, riceve le foto delle liste, mette ordine nel processo degli ordini e avvisa il genitore quando l'ordine è pronto.

La stagione delle liste scolastiche: un anno che sta in due settimane

Le ultime due settimane prima dell'inizio della scuola sono i giorni insieme più fruttuosi e più faticosi per il cartolaio. Mettiamo che in stagione arrivino sessanta messaggi al giorno. La maggior parte rientra in tre schemi:

Genitori che mandano la foto della lista e chiedono "me la preparate?"
Chi domanda uno per uno "avete quel quaderno che è in lista?"
Chi chiede lo stato: "è pronto il mio ordine, quando posso venire?"

Tu, in quel momento, in negozio sei alla cassa, cerchi un prodotto sullo scaffale e insieme ti occupi del genitore alla porta. Il telefono vibra in tasca senza tregua; e quando la sera ti siedi a guardare, capire chi ha mandato quale lista, in quale messaggio, chi aspetta risposta, chi ha rinunciato, ti porta via ore.

La destinazione di una foto di lista rimasta senza risposta è nota: la cartoleria successiva. E per giunta la lista scolastica raramente è un acquisto una tantum: il genitore che passa la stagione da te, durante l'anno compra da te anche il quaderno, la penna, le fotocopie.

Come funziona l'ordine della lista scolastica su WhatsApp?

WpAsis è un assistente basato sull'intelligenza artificiale che si collega al tuo numero WhatsApp attuale tramite la scansione di un codice QR. Il numero non cambia, non servono competenze tecniche. Dopo il collegamento, l'assistente risponde ai messaggi in arrivo a nome della tua attività, 24 ore su 24; tutte le conversazioni confluiscono nel pannello e subentri quando vuoi.

Ricevere la foto della lista

Il genitore manda la foto della lista. L'assistente conferma subito che la foto è arrivata e pone le domande che rendono l'ordine ordinato e completo: il nome e la classe dello studente, la preferenza di ritiro, eventuali note particolari. Così ogni lista arriva nel pannello con il suo nome, la sua classe e la sua preferenza. Tu guardi la lista, raccogli i prodotti, prepari l'ordine. La confusione del "di chi era questa lista?" finisce.

Domande su prodotti mancanti ed equivalenti

E se un prodotto della lista non ce l'hai? Scrivi nella base di conoscenza la tua politica sui prodotti equivalenti: qualcosa come "si propone una marca diversa con le stesse caratteristiche, non si fanno cambi senza l'approvazione del genitore". L'assistente parla all'interno di questo quadro; nei casi in cui non è sicuro, lascia la questione a te. Anche tutto ciò che ti chiedono spesso — orari di apertura, tempi di consegna, quali scuole coprite — è allo stesso modo nel vocabolario dell'assistente.

Avviso "ordine pronto": togli la coda dalla porta

Una delle scene più faticose della stagione è il genitore che aspetta in negozio un ordine non ancora pronto. Si stanca lui e ti ritrovi in difficoltà tu. Al suo posto, il flusso si organizza così: quando l'ordine è pronto, apri dal pannello la conversazione e con un solo messaggio dici "è pronto, può passare quando vuole". Il genitore non viene a vuoto, la coda alla porta si accorcia.

E non preoccuparti delle domande "è pronto?" nel frattempo: l'assistente conosce dalla base di conoscenza il tuo processo di preparazione e informa con gentilezza il genitore che chiede lo stato. Così ti liberi dal dover scrivere decine di volte al giorno la stessa risposta.

Proteggi il tuo numero durante la stagione

Nella stagione di punta viene in mente anche questo: "E se mandassi un messaggio a tutti i genitori insieme?" Qui conviene fare attenzione: inviare in poco tempo messaggi simili a molti numeri sconosciuti può portare a far segnalare il tuo numero come spam. Le cause di questo rischio e i modi per proteggerti li abbiamo spiegati qui: perché un numero WhatsApp viene bloccato.

Il modo di lavorare dell'assistente IA, da questo punto di vista, è naturale: l'assistente risponde ai clienti che ti scrivono. La comunicazione, cioè, procede sulle conversazioni avviate dal cliente; ed è la strada più sicura sia per l'esperienza del cliente sia per la salute del numero.

Serve anche a stagione finita

La stagione delle liste scolastiche finisce in poche settimane, ma il lavoro della cartoleria dura tutto l'anno: chi chiede le cartucce, i lavori di fotocopie e rilegatura, gli ordini per l'ufficio, i materiali per gli hobby... L'assistente continua a rispondere anche a queste domande con lo stesso ordine. Il sistema che hai costruito in stagione si trasforma, per il resto dell'anno, in un aiutante che lavora in silenzio.

Se stai ancora valutando da dove cominciare con l'intelligenza artificiale, questa guida scritta con l'occhio del commerciante è un buon punto di partenza: da dove iniziare con l'intelligenza artificiale per i piccoli commercianti.

Domande frequenti

L'assistente raccoglie da solo i prodotti della foto della lista?

No. Il compito dell'assistente è ricevere la foto in modo completo, chiedere informazioni come il nome dello studente e la preferenza di ritiro e tenere informato il genitore lungo tutto il percorso. La lista ti arriva ordinata dal pannello; l'ordine lo prepari tu.

Se in stagione arrivano decine di messaggi nello stesso momento, il sistema ce la fa?

L'intelligenza artificiale può portare avanti più conversazioni contemporaneamente; i messaggi non si mettono in fila e non restano senza risposta. La conferma dell'ordine e la preparazione, invece, sono sempre nelle tue mani.

Posso mandare un annuncio collettivo ai genitori?

Le conversazioni le gestisci dal pannello; ma inviare in poco tempo lo stesso messaggio a molti numeri è rischioso per il tuo numero. La strada più sicura è una comunicazione naturale e orientata alla risposta, che procede sulle conversazioni avviate dai genitori.

Quanto dura l'attivazione?

Il collegamento tramite codice QR si conclude in pochi minuti. Il lavoro vero è scrivere nel pannello i tuoi prodotti, gli orari di apertura e le regole degli ordini; e quello lo fai una volta sola, prima di entrare in stagione.

La stagione scolastica torna ogni anno; sono note sia la fatica sia l'opportunità. Se vuoi passare questa stagione non con la coda alla porta e la pila di messaggi sul telefono, ma con un flusso di ordini ordinato, puoi provare la demo gratuita su wpasis.com. Per i prezzi aggiornati ti basta visitare wpasis.com.