دليل استقبال الطلبات عبر واتساب للمقاهي ومحلات الحلويات
بينما تزيّن كيكة على طاولة العمل، أو تلاحق طلبات الغداء في ذروة الزحام داخل مقهاك، لا يتوقف هاتفك عن الاهتزاز: «هل تلحقون كيكة عيد ميلاد لبكرة؟»، «شو عندكم اليوم بالقائمة؟»، «هل توصّلون للمنطقة عندنا؟» معظم هذه الأسئلة لم تعد تصل عبر مكالمة هاتفية، بل عبر واتساب. استقبال الطلبات عبر واتساب فرصة كبيرة للمقاهي ومحلات الحلويات، لكنه إن لم يُدَر بشكل صحيح يتحول إلى طلبات ضائعة وزبائن غاضبين. في هذا الدليل نشرح خطوة بخطوة كيف تدير طلبات واتساب بالكامل دون أن تترك طاولة العمل.
لماذا انتقلت الطلبات إلى واتساب؟
تغيّرت عادات الزبائن. صار الناس يفضّلون الكتابة بدل الاتصال، ببساطة لأن الكتابة أريح: يستطيع الزبون أن يرسل رسالة وهو في مكتبه، أو داخل السيارة، أو جالسًا على الأريكة منتصف الليل، دون أن يشعر أنه يزعج أحدًا.
وللمقاهي ومحلات الحلويات ميزة إضافية هنا: الصورة. يستطيع الزبون أن يرسل صورة كيكة أعجبته ويسأل «هل تقدرون تعملون مثلها؟»، وتستطيع أنت أن تشارك صور المعروضات في الواجهة خلال ثوانٍ. هذا أسهل بكثير من محاولة الوصف بالكلام في مكالمة.
والأهم أن كل شيء يبقى مكتوبًا. جدال مثل «أنا طلبت شوكولاتة وأنتم عملتوها فواكه» ينتهي من تلقاء نفسه عندما يكون سجل المحادثة أمام الطرفين.
لماذا يصبح استقبال الطلبات عبر واتساب صعبًا في المقاهي والحلويات؟
سهولة واتساب تتحول إلى عبء كلما زاد عدد الرسائل. وللمشكلة ثلاثة مصادر نموذجية.
الرسائل تصل في أكثر الساعات ازدحامًا
الساعة التي تصلك فيها أكثر الرسائل هي غالبًا الساعة التي تكون فيها أكثر انشغالًا: خدمة الغداء، زحمة فطور نهاية الأسبوع، أو موجة طلبات الحلويات قبل العيد. يداك مشغولتان فلا تستطيع النظر إلى الهاتف، وحين تنظر تكون ساعات قد مرّت على الرسالة، ويكون الزبون قد طلب من مكان آخر. تناولنا هذا الموضوع بالتفصيل في مقال تكلفة التأخر في الرد على رسائل الزبائن.
طلب الكيك يحتاج تفاصيل
طلب القهوة ينتهي برسالتين؛ أما كيكة عيد الميلاد فلا تنتهي. التاريخ، الحجم، الحشوة، العبارة المكتوبة عليها، الحساسية من مكونات معيّنة، وقت التسليم… كل تفصيل يحتاج تبادل رسائل. وسؤال واحد منسي قد يتحول يوم التسليم إلى أزمة: «بس أنا طلبت يُكتب الاسم عليها».
الأسئلة نفسها تتكرر كل يوم
«متى تفتحون؟»، «هل عندكم منتجات خالية من الغلوتين؟»، «هل توصّلون لهذه المنطقة؟» كتابة الإجابة نفسها عشرات المرات يوميًا مضيعة للوقت وقاتلة للحماس. والأسوأ أن تأخر الردود يجعل المحل يبدو غير مهتم بزبائنه.
كيف تستقبل طلب كيكة عيد ميلاد دون نواقص؟
أكبر خطر في طلبات الكيك هو المعلومة الناقصة. جهّز لنفسك قائمة أسئلة ثابتة واسألها بالترتيب نفسه في كل طلب:
- تاريخ ووقت التسليم: أي يوم، وفي أي ساعة يجب أن تكون جاهزة؟
- الحجم أو عدد الأشخاص: لكم شخصًا تكفي؟
- الحشوة ونوع الكيك: شوكولاتة أم فواكه؟ وما لون الكيك المطلوب؟
- التزيين والعبارة: ماذا يُكتب على الكيكة، وهل هناك طلب تزيين خاص؟
- الحساسية والتحسس الغذائي: هل هناك ما يجب الانتباه له مثل البندق أو الفستق أو الغلوتين؟
- طريقة الاستلام: هل يمرّ الزبون بنفسه أم تتولّون التوصيل؟
بدل كتابة هذه القائمة يدويًا في كل مرة، احفظها كقالب رسالة جاهز. والأفضل من ذلك — كما سنشرح بعد قليل — أن تبني نظامًا يطرح هذه الأسئلة نيابة عنك.
أسئلة قائمة اليوم وطلبات التوصيل
في المقاهي، أكثر رسالة متكررة معروفة: «شو عندكم اليوم؟» إن كنت تعمل بقائمة يومية متغيّرة، فمشاركة صورة القائمة كل صباح بانتظام تقلّل جزءًا من هذه الأسئلة. لكن من يريد أن يسأل سيسأل على أي حال، لأن لا أحد يرغب في التمرير إلى الوراء بحثًا عن رسالة قديمة.
أما في التوصيل فوضّح حدودك من البداية: إلى أي مناطق توصّلون؟ هل هناك حد أدنى للطلب؟ كم يستغرق التحضير تقريبًا؟ حين تصل هذه المعلومات فورًا عبر الرسالة، يقرر الزبون دون انتظار، ولا يضيع الطلب.
أتمتة استقبال الطلبات عبر واتساب بالذكاء الاصطناعي
المشكلة المشتركة في كل ما سبق: كل شيء معلّق على أن تنظر أنت أو أحد موظفيك إلى الهاتف. مع أن الجزء الأكبر من هذه المراسلات أسئلة متكررة وقوالب ثابتة. ولهذا السبب تحديدًا صار مساعد واتساب المدعوم بالذكاء الاصطناعي منتشرًا أكثر فأكثر في المقاهي ومحلات الحلويات.
مساعد الذكاء الاصطناعي، باختصار، برنامج يرد تلقائيًا على الرسائل الواردة إلى خط واتساب الخاص بك باسم منشأتك. يجيب فورًا على سؤال «هل أنتم مفتوحون غدًا؟» الذي يصل منتصف الليل، ويسأل الزبون واحدًا واحدًا عن التاريخ والحجم والعبارة المطلوبة لطلب الكيك ويجمعها، ويستقبل طلبات التوصيل. أنت على طاولة العمل، وهو يراسل. شرحنا آلية عمل هذه الأنظمة بتوسّع أكبر في مقال ما هو بوت الطلبات عبر واتساب؟.
لنفترض أن محل حلوياتك يستقبل 30 إلى 40 رسالة يوميًا. إذا كان جزء كبير منها أسئلة عن ساعات العمل والمنتجات والتوصيل، فالمساعد يجيب عليها بنفسه، ولا يصل إليك سوى الطلبات التي تحتاج فعلًا إلى قرارك أنت.
ما الذي يجب الانتباه له عند اختيار النظام؟
ليست كل أنظمة الرد التلقائي متشابهة. بصفتك صاحب مقهى أو محل حلويات، انظر إلى هذه المعايير:
- أن يتغذى من معلوماتك أنت. يجب أن يعرف المساعد قائمتك ومنتجاتك وساعات عملك، لا أن يعطي إجابات عامة.
- أن يستطيع الإنسان الاستلام. عند وصول طلب معقّد أو زبون حسّاس، لا بد أن تتمكن من استلام المحادثة بنفسك.
- أن يكون التركيب سهلًا. الأنظمة التي تتطلب معرفة تقنية أو برمجة أو كتابة أكواد ليست عملية لمنشأة صغيرة.
- أن تكون المحادثات قابلة للمتابعة. يجب أن ترى من لوحة التحكم ما الذي كتبه المساعد لزبائنك.
كيف يعمل WpAsis في المقاهي ومحلات الحلويات؟
WpAsis مساعد ذكاء اصطناعي يتصل بخط واتساب الحالي الخاص بمنشأتك. يتم التركيب بمسح رمز QR؛ لا تحتاج إلى رقم جديد ولا إلى أي معرفة تقنية.
يتغذى المساعد من قاعدة معرفة منشأتك: يُفحص موقعك الإلكتروني، ثم يجيب بمعلوماتك الخاصة مثل قائمتك ومنتجاتك وساعات عملك. يرد على الرسائل الواردة على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، يستقبل طلبات الشراء والحجوزات، ويجيب على الأسئلة المتكررة. كما يستطيع الرد بلغتهم على الزبائن الذين يكتبون بلغات مختلفة.
تتابع كل المحادثات من لوحة التحكم، وتستلم المراسلة في أي لحظة تشاء لتتولى الزبون بنفسك. أي أن السيطرة تبقى دائمًا بيدك، والمساعد يخفف العبء فقط.
الأسئلة الشائعة
هل أحتاج إلى رقم منفصل لاستقبال الطلبات عبر واتساب؟
لا. الأنظمة مثل WpAsis تتصل بخط واتساب الذي تستخدمه منشأتك أصلًا. يواصل زبائنك المراسلة على الرقم الذي يعرفونه؛ الشيء الوحيد الذي يتغير هو أن الرسائل صارت تُجاب دون انتظار.
هل يستطيع الذكاء الاصطناعي فهم الطلبات الخاصة في الكيك؟
يجمع المساعد معلومات الطلب مثل التاريخ والحجم والعبارة عبر المراسلة مع الزبون. وعند وصول طلب خاص جدًا أو غير مألوف، ترى المحادثة من لوحة التحكم وتستلم المراسلة إن رغبت. وهكذا تسير الطلبات الاعتيادية تلقائيًا، بينما تمر الحالات الخاصة عبر موافقتك.
ماذا لو أراد الزبون التحدث معي أنا لا مع المساعد؟
كل المحادثات أمامك في لوحة التحكم، وتستطيع التدخل كإنسان في أي لحظة. المساعد لا يحل محلك؛ هو يعطي الرد الأول ويجمع المعلومات بينما أنت مشغول، لكن زمام الأمور يبقى بيدك دائمًا.
هل يحتاج التركيب إلى معرفة تقنية؟
لا. يقوم التركيب على مسح رمز QR؛ لا حاجة لكتابة أكواد أو ضبط إعدادات تقنية. أما معلومات منشأتك فتُجمع عبر فحص موقعك الإلكتروني، ثم يبدأ المساعد بالرد بمعلوماتك الخاصة.
إذا كنت تريد التوقف عن خسارة الطلبات بسبب عدم اللحاق بالرسائل، جرّب WpAsis على خطك أنت. للتفاصيل والأسعار المحدّثة يمكنك زيارة wpasis.com.