Produttività del barbiere: il tempo perso su WhatsApp

Un cliente sulla poltrona, le forbici in mano e il telefono che vibra senza sosta nella tasca del camice. Situazione familiare? In questo articolo affrontiamo la produttività del barbiere non con belle parole, ma con un calcolo concreto: quanti minuti al giorno se ne vanno in messaggi WhatsApp, quante ore diventano in un mese e a quanti tagli corrispondono quelle ore.

Diciamolo subito: tutti i numeri qui sotto sono ipotesi dichiarate apertamente, non dati misurati. Non vogliamo imporvi un risultato preconfezionato, ma darvi uno schema di calcolo che potete adattare al vostro negozio.

Ogni messaggio che arriva mentre avete le forbici in mano ha un prezzo

Per un barbiere, il telefono che vibra sembra una cosa innocua. In fondo, rispondere richiede trenta secondi, no? Il problema non è il singolo messaggio: è la ripetizione.

Arriva il messaggio, la mano si ferma, guardate lo schermo, scrivete la risposta e poi cercate di ricordare dove eravate rimasti. Il cliente sulla poltrona aspetta, quello in attesa si annoia. Quando questo ciclo si ripete decine di volte al giorno, la perdita di tempo diventa seria.

E non rispondere non vi salva: il cliente che fa una domanda e non riceve risposta, il più delle volte, scrive al negozio successivo. Abbiamo approfondito il tema nell'articolo il costo di rispondere in ritardo ai messaggi dei clienti.

Calcolo della produttività del barbiere: mettiamo le ipotesi sul tavolo

Prima di iniziare, scriviamo apertamente le nostre ipotesi. Se nel vostro negozio i numeri sono diversi, inserite i vostri e rifate lo stesso calcolo.

Ipotizziamo 25 messaggi WhatsApp al giorno: richieste di appuntamento, "siete liberi adesso?", domande sui prezzi, indicazioni stradali, "fate anche la barba?" e simili.
Ipotizziamo 1,5 minuti in media per ogni messaggio. In questo tempo rientrano la lettura, la scrittura della risposta e il rientro nella concentrazione sul lavoro.
Ipotizziamo 26 giorni lavorativi al mese.

Qualcuno troverà queste ipotesi generose, altri le troveranno prudenti. L'importante è capire la logica del calcolo.

Perdita giornaliera: circa 37,5 minuti

25 messaggi × 1,5 minuti = 37,5 minuti. Il barbiere di questo scenario passa ogni giorno più di mezz'ora con il telefono invece che con le forbici.

Perdita mensile: circa 16 ore

37,5 minuti × 26 giorni lavorativi = 975 minuti. Vale a dire circa 16 ore e 15 minuti al mese: quasi due giornate di lavoro intere.

Su base annua: 975 minuti × 12 mesi = 11.700 minuti, cioè circa 195 ore. Il barbiere del nostro scenario ipotetico consuma in chat più o meno il lavoro di un mese all'anno.

E queste 16 ore a quanti tagli corrispondono?

Procediamo con un'altra ipotesi dichiarata: mettiamo che taglio e barba insieme richiedano in media 40 minuti.

975 minuti ÷ 40 minuti ≈ 24 servizi. Cioè: se il barbiere del nostro scenario riuscisse a trasformare in poltrona il tempo speso a messaggiare, potrebbe fare circa 24 tagli in più al mese.

Il corrispettivo in incasso potete calcolarlo da soli: moltiplicate il vostro prezzo medio per 24. Qui non scriviamo cifre di proposito, perché ogni negozio ha il suo listino — il conto ha senso solo con i vostri numeri.

Un chiarimento doveroso: non ogni minuto perso si trasforma automaticamente in un taglio; nella giornata ci sono anche ore vuote e pause. Ma se pensate che le richieste di appuntamento arrivano quasi sempre nelle ore di punta, capite che una parte importante di quel tempo è davvero lavoro perso.

Il tempo può valere anche altro, oltre ai tagli

Non siete obbligati a trasformare il tempo recuperato in poltrona. Sedici ore al mese bastano anche per: pubblicare con regolarità sui profili social del negozio, insegnare una tecnica nuova al ragazzo di bottega, trattare con il fornitore o semplicemente tornare a casa a fine giornata un po' meno distrutti.

Produttività non significa sempre "più clienti". Fare lo stesso lavoro stancandosi meno e senza interruzioni continue è anch'essa produttività — e quando il cliente sulla poltrona sente di avere tutta la vostra attenzione, ve lo ripaga volentieri.

Trasformare il tempo recuperato in produttività reale

Il conto è chiaro; ma la soluzione qual è? Ignorare i messaggi non si può, perché ogni messaggio è un cliente potenziale. E spegnere il telefono non è una risposta.

È qui che entra in gioco un assistente WhatsApp con intelligenza artificiale. Un assistente come WpAsis si collega al numero WhatsApp che già usate e risponde automaticamente ai messaggi in arrivo, a nome della vostra attività, 24 ore su 24:

Raccoglie le richieste di appuntamento e risponde all'istante alle domande frequenti.
Si alimenta dalla vostra base di conoscenza, costruita a partire dai contenuti del vostro sito: le risposte parlano del vostro negozio, non sono formule generiche.
Dal pannello seguite tutte le conversazioni; quando volete intervenire, prendete voi il controllo della chat.
L'attivazione avviene scansionando un codice QR: niente numero nuovo, niente codice da scrivere, nessun tecnico.

Così gran parte dei 37,5 minuti quotidiani del nostro calcolo ipotetico passa all'assistente. Voi non lasciate le forbici e i vostri clienti ricevono comunque una risposta.

Se volete approfondire il lato appuntamenti, date un'occhiata all'articolo sistema di prenotazione WhatsApp per barbieri.

Adattate il calcolo al vostro negozio

Per il vostro calcolo di produttività bastano tre numeri. Per una settimana, annotate:

Quanti messaggi di lavoro arrivano al giorno? Basta contarli su WhatsApp a fine giornata.
Quanti minuti vi porta via in media un messaggio? Lettura, scrittura e ritorno al lavoro inclusi.
Quanti giorni lavorate al mese?

Poi moltiplicate: numero di messaggi × minuti × giorni lavorativi. Dividete il risultato per la durata media del vostro servizio e vedrete, con i vostri numeri, quanti clienti di tempo state perdendo.

Anche una misurazione così semplice sorprende la maggior parte dei barbieri. Perché messaggiare dà la sensazione di "dare ogni tanto un'occhiata al telefono"; quando il totale finisce sulla carta, il quadro cambia.

Domande frequenti

In un negozio da barbiere i messaggi WhatsApp portano via davvero tutto questo tempo?

Dipende dal negozio: per questo tutti i numeri dell'articolo sono ipotesi. La cosa più sensata è misurare voi stessi, per una settimana, i messaggi ricevuti e il tempo che vi costano. In un negozio molto frequentato non sarebbe sorprendente trovare un totale più alto di quanto immaginate.

L'assistente AI risponderà ai miei clienti come un robot?

WpAsis si alimenta dalle informazioni della vostra attività: i vostri servizi, i vostri orari, i contenuti del vostro sito. Le risposte sono specifiche del vostro negozio e scritte in un linguaggio naturale. In qualsiasi momento potete prendere il controllo della conversazione dal pannello e continuare a scrivere voi.

Servono competenze tecniche o un numero nuovo per l'attivazione?

No. WpAsis si collega al vostro numero WhatsApp attuale tramite scansione di un codice QR; i vostri clienti continuano a scrivervi al numero che già conoscono. Non c'è codice da scrivere né installazione tecnica da fare.

Il costo di un assistente WhatsApp vale il tempo che fa risparmiare?

La risposta più onesta è confrontarlo con il vostro calcolo: ricavate la vostra perdita di tempo mensile con il metodo qui sopra e mettetela accanto al prezzo attuale dell'abbonamento. Per i prezzi aggiornati potete visitare wpasis.com e decidere in base ai numeri del vostro negozio.

Le forbici restino a voi, i messaggi all'assistente. Per vedere quante delle domande che arrivano sul vostro numero WhatsApp può gestire l'intelligenza artificiale, visitate wpasis.com — l'attivazione avviene scansionando un codice QR, senza bisogno di scrivere codice o di un tecnico.