Preventivi Traduzioni su WhatsApp

Se gestisci un'agenzia di traduzioni, questa scena ti sarà familiare: su WhatsApp arriva la foto di un documento e sotto una sola riga: «Quanto costa e quando è pronto?». La foto a volte è un diploma scattato storto, a volte la prima pagina di un contratto di dieci pagine, a volte una procura poco leggibile. Tu in quel momento sei alle prese con un'altra traduzione; la risposta tarda, il cliente scrive ad altre due agenzie e il lavoro se lo aggiudica chi risponde per primo. In questo articolo ti spieghiamo come un'agenzia di traduzioni può velocizzare con un assistente di intelligenza artificiale la fase di preventivo preliminare, la gestione dei tempi di consegna e l'indirizzamento verso l'asseverazione su WhatsApp.

Il Cruccio Comune dei Messaggi: «Quanto Costa e Quando è Pronto?»

Il cliente che arriva con una richiesta di traduzione ha due domande di fondo: prezzo e tempi. Ma per rispondere correttamente a queste due domande ci sono cose che anche tu devi sapere: tipo di documento, combinazione linguistica, numero di pagine o di caratteri, se serve una traduzione giurata o l'asseverazione, e il grado di urgenza.

Mettiamo che arrivino 20 richieste di preventivo al giorno. Fare a ognuna le stesse domande e attendere le risposte, esaminare le foto ricevute e richiamare, è di per sé un lavoro a tempo pieno. Per di più una parte delle richieste arriva di sera; quando torni la mattina, il cliente potrebbe essersi già accordato con un'altra agenzia.

Dalla Foto del Documento all'Informazione di Preventivo

L'assistente AI mette ordine nel processo fin dal primo messaggio. Quando il cliente invia la foto di un documento, l'assistente raccoglie in una conversazione naturale le informazioni necessarie al preventivo:

Combinazione linguistica: da quale lingua verso quale lingua?
Tipo di documento: diploma, contratto, passaporto, referto medico...
Volume: quante pagine o all'incirca quanto è lungo?
Ufficialità: c'è un ente che richiede una traduzione giurata o l'asseverazione?
Urgenza: entro quando deve essere pronto?

In base alla logica di tariffazione che inserisci nella base di conoscenza, l'assistente può dare un'informazione preliminare: «Per questo tipo di documenti la tariffa si definisce in base al numero di pagine e alla combinazione linguistica; per un preventivo preciso esaminiamo il documento e rispondiamo in breve tempo». Il prezzo definitivo lo dai sempre tu; il compito dell'assistente è mettere davanti a te una richiesta pronta e completa per il preventivo.

Tempi di Consegna: Gestisci Bene le Aspettative fin dall'Inizio

Nel lavoro di traduzione ciò che fa perdere il cliente spesso non è il ritardo in sé, ma l'aspettativa mal impostata. Un lavoro promesso «per domani» e consegnato venerdì non riporta più quel cliente. L'assistente comunica fin da subito, in modo chiaro, il quadro generale dei tempi presente nella tua base di conoscenza: tempi medi per i documenti standard, avvisi nei periodi di alta richiesta, condizioni diverse per i lavori urgenti.

Nei progetti lunghi anche l'aggiornamento intermedio passa dallo stesso canale: quando il cliente chiede «A che punto siamo?», l'assistente fornisce l'informazione generale sul processo; la situazione specifica del suo lavoro la comunichi tu dal pannello, con un solo messaggio. Il cliente non resta mai senza risposta in nessuna fase.

Asseverazione e Traduzione Giurata: il Giusto Indirizzamento Crea Fiducia

Una parte importante delle domande che arrivano a un'agenzia di traduzioni riguarda in realtà una fase precedente alla traduzione: «Serve l'asseverazione?», «Che differenza c'è tra traduzione giurata e traduzione semplice?», «Cos'è l'apostille?». L'agenzia che risponde con pazienza e correttezza a queste domande diventa, agli occhi del cliente, un indirizzo affidabile.

Con le informazioni generali che inserisci nella base di conoscenza, l'assistente risponde a queste domande 24 ore su 24: cosa sia una traduzione giurata, in quali tipi di pratiche venga in genere richiesta l'asseverazione, come si svolge il processo. Un avviso importante: quale documento richieda quale certificazione dipende dall'ente che lo richiede e dal tipo di pratica. L'assistente stesso dichiara chiaramente che, per l'obbligo effettivo, il cliente deve rivolgersi all'ente competente o al tribunale; nelle materie che producono effetti legali, l'indicazione di un esperto è sempre il riferimento fondamentale.

Come si Prepara la Base di Conoscenza per un'Agenzia di Traduzioni?

La qualità delle risposte dell'assistente è pari alla qualità delle informazioni che gli fornisci. La tua logica di tariffazione, le combinazioni linguistiche con cui lavori, i tempi medi di consegna, i dati dei tuoi traduttori giurati e le tue domande frequenti... Li scrivi in modo ordinato una volta sola, e l'assistente risponde a ogni cliente con la stessa precisione e la stessa coerenza. Se non sai da dove cominciare, la nostra guida alla preparazione della base di conoscenza aziendale è stata scritta esattamente per questo.

Rendi anche più semplice il modo in cui il cliente ti raggiunge: puoi aggiungere al tuo sito e ai tuoi profili social un link che avvia con un tocco una chat WhatsApp; come si fa lo abbiamo spiegato passo dopo passo nel nostro articolo su come creare un link wa.me.

WpAsis si collega alla tua linea WhatsApp esistente tramite codice QR: il numero non cambia, non servono competenze tecniche. Tutte le conversazioni compaiono nel pannello; su una richiesta delicata o complessa prendi in carico la conversazione con un solo tocco.

Domande Frequenti

L'assistente può guardare il documento e dare un prezzo definitivo?

Il prezzo definitivo viene sempre dato con la tua approvazione. L'assistente condivide un'informazione preliminare in base alla logica di tariffazione della tua base di conoscenza, raccoglie tutti i dettagli necessari al preventivo e ti trasmette la richiesta già pronta.

Può scrivere con clienti stranieri?

Sì. WpAsis supporta più lingue; il cliente riceve la risposta nella lingua in cui scrive. Per le richieste di traduzione che arrivano dall'estero è una grande comodità.

Cosa risponde alle domande sull'asseverazione?

Condivide le informazioni generali della tua base di conoscenza e precisa che, per l'obbligo effettivo, occorre rivolgersi all'ente competente o al tribunale. Sulle materie con valore legale vincolante l'assistente non emette pronunce definitive.

Cosa succede alle richieste che arrivano fuori orario?

L'assistente prende in carico la richiesta all'istante, raccoglie documenti e dettagli. La mattina, entrando nel pannello, trovi le richieste pronte per il preventivo; il cliente non ha dovuto cercare un'altra agenzia quella notte.

Non farti sommergere dai messaggi «Quanto costa e quando è pronto?». Lascia la tua richiesta di demo gratuita su wpasis.com e prova l'assistente sulla tua linea, con i tuoi documenti.