Gestione dei Preventivi su WhatsApp per l'Agenzia di Eventi
Gestire un'agenzia di eventi significa portare avanti due lavori in una volta sola: da un lato gli eventi che si allestiscono sul campo, dall'altro le nuove richieste che cadono sul telefono. Compleanni, matrimoni, battesimi, inaugurazioni, eventi aziendali... Tutti scrivono su WhatsApp e la maggior parte dei messaggi comincia con la stessa frase: "Posso avere un preventivo?". Peccato che, senza conoscere il tipo di evento, la data e il numero di persone, non sia possibile dare un preventivo serio. In questo articolo vediamo come mettere ordine su WhatsApp nel processo di preventivo delle agenzie di eventi: come raccogliere le informazioni preliminari e come trasformare l'incontro per il preventivo in un appuntamento.
Il peso invisibile dell'agenzia di eventi: il traffico dei preventivi
Diciamo che in un giorno feriale sono arrivate 15 nuove richieste. Sei sul campo a fare l'allestimento; le mani nell'arco di palloncini, l'occhio alla disposizione del palco. Sei riuscito a guardare i messaggi solo la sera. E una parte di quelle 15 richieste ha già iniziato a scrivere con altre agenzie.
Sulle richieste a cui riesci ad arrivare comincia poi un altro problema: la mancanza di informazioni. Per dare un prezzo al messaggio "posso avere un preventivo?" devi prima chiedere: che evento? Quando? Quante persone? Dove? Questo scambio di domande e risposte a volte si allunga per giorni; e ogni ritardo significa una richiesta che si raffredda.
Il nocciolo è questo: nel processo di preventivo la vera perdita di tempo non è preparare il preventivo, ma raccogliere le informazioni che servono a prepararlo. E questa raccolta è in gran parte standard, quindi delegabile.
Il trio d'oro delle informazioni preliminari per un'agenzia di eventi
Qualunque sia l'evento, un preventivo serio ha tre dati di partenza. Quando questa terna è raccolta per intero, nel momento in cui ti siedi all'incontro metà del lavoro è già fatta.
1. Il tipo di evento
Un compleanno e un lancio aziendale non sono lo stesso lavoro; squadra, attrezzatura e tempi di preparazione sono completamente diversi. La prima domanda è sempre questa: "Che tipo di evento avete in mente?". Raccogliere insieme al tipo di evento anche le aspettative sul concept — sobrio, a tema, con palco — aumenta la precisione del preventivo.
2. Data e location
La data determina due cose insieme: se sei disponibile e quanto tempo hai per la preparazione. In alta stagione, scrivere per ore per una data in cui sei già pieno è fatica sprecata; conoscere la data fin dall'inizio elimina questo spreco. Anche sapere se la location è già definita è cruciale: la location la si aspetta da te, oppure c'è già un posto pronto in cui fare l'allestimento?
3. Il numero di persone
Il numero di invitati influenza ogni voce: dalla disposizione dei tavoli alla quantità di catering, dalla dimensione della squadra alla lista delle attrezzature. Se il numero preciso non è noto, anche una fascia approssimativa basta a tracciare il perimetro del preventivo. La domanda "quante persone prevedete?" è il terzo e imprescindibile passo del percorso verso il preventivo.
Sopra questa terna si può anche chiedere con garbo l'aspettativa di budget; ma non è obbligatorio. L'essenziale è avere in mano tipo, data e numero di persone nel momento in cui ti siedi all'incontro.
L'appuntamento per il preventivo: prendi la richiesta prima che si raffreddi
Dopo aver raccolto le informazioni preliminari, il passo più prezioso è legare il lavoro a un appuntamento. Quello degli eventi è un lavoro di fiducia e di sogni condivisi; i dettagli si discutono meglio di persona o al telefono. Chiudere lo scambio con l'invito "vi va di organizzare un breve incontro per parlare del preventivo su misura per voi?" trasforma la richiesta in un passo concreto.
Dopo aver fissato l'appuntamento non dimenticare il promemoria: il cliente che cerca per un evento parla con più agenzie nella stessa settimana e gli appuntamenti si possono confondere. Un gentile messaggio di promemoria prima dell'incontro sembra professionale e riduce le ore passate a vuoto; per dei modelli pronti dai un'occhiata al nostro articolo con esempi di messaggi di promemoria appuntamento.
Come porta avanti questo processo l'assistente IA?
Abbiamo detto che raccogliere le informazioni preliminari è un lavoro standard; un assistente WhatsApp basato sull'intelligenza artificiale come WpAsis applica questo standard al posto tuo, 24 ore su 24.
L'installazione è semplice: colleghi il tuo numero WhatsApp esistente scansionando un codice QR; non serve scrivere codice né avere competenze tecniche. L'assistente accoglie all'istante ogni richiesta in arrivo; chiede tipo di evento, data, location e numero di persone con un flusso di conversazione naturale. Il messaggio "organizzate anche feste di diciotto anni?" arrivato di notte non aspetta senza risposta fino al mattino; mentre tu dormi le informazioni si raccolgono e, quando c'è disponibilità, si fissa l'appuntamento per l'incontro sul preventivo.
L'assistente si nutre della knowledge base della tua agenzia: racconta quali eventi organizzi, in quali città lavori, cosa comprendono i tuoi pacchetti, in base a ciò che hai scritto; su ciò che non sa non inventa. Se hai clienti che scrivono dall'estero, l'assistente risponde nella loro lingua.
Il controllo resta interamente a te: segui tutte le conversazioni dal pannello. Nelle parti che spettano a te — prezzo, trattativa e discussione sul concept creativo — riprendi la chat con un solo tocco. Il compito dell'assistente non è sostituirti, ma fare in modo che nessuna richiesta si raffreddi mentre sei sul campo. Questo passo è anche uno degli anelli che danno i risultati più rapidi nel percorso di digitalizzazione della tua attività; il quadro d'insieme lo trovi nella nostra roadmap di digitalizzazione per le piccole imprese.
Le informazioni preliminari non lavorano solo per il preventivo, ma anche per la reputazione
Il sistema di raccolta delle informazioni ha un ulteriore vantaggio: l'immagine professionale. Il cliente che, al messaggio "posso avere un preventivo?", riceve in pochi minuti una risposta ordinata e con le domande giuste, si fa un'idea ancora prima di vedere il tuo preventivo: questa agenzia sa il fatto suo.
Nel settore degli eventi la catena del passaparola è forte. L'invitato che a un evento apprezza il tuo lavoro ti chiama per il proprio; e racconta a chi gli sta intorno l'esperienza avuta al primo contatto. Il tuo modo di gestire le conversazioni fa parte della tua reputazione tanto quanto la cura del tuo allestimento.
Il processo scritto ha un vantaggio anche all'interno della squadra: cosa è stato discusso con quale cliente, cosa è stato detto per quale data, è tutto registrato nel pannello. Finisce la confusione del "chi ha detto cosa a chi"; la squadra sul campo e il collega in ufficio guardano la stessa informazione. Sparisce la possibilità che al cliente arrivino due informazioni diverse da due voci diverse.
Domande frequenti
L'assistente dà un preventivo?
Lo stabilisci tu. Se inserisci nella knowledge base le informazioni dei tuoi pacchetti standard, l'assistente può condividerle; per gli eventi con prezzo su misura, invece, l'assistente raccoglie le informazioni preliminari e fissa un appuntamento dicendo "organizziamo un incontro per un preventivo su misura". Il preventivo finale esce sempre da te.
Cosa succede se arrivano più richieste nello stesso momento?
Per l'assistente l'intensità dei messaggi non è un problema; porta avanti ogni chat separatamente e in contemporanea. Anche se cinque clienti diversi scrivono nello stesso minuto, ognuno riceve risposta alla propria domanda. Tu vedi nel pannello le richieste in modo ordinato, con le informazioni preliminari già raccolte.
Riesce a distinguere i clienti aziendali da quelli privati?
L'assistente capisce dal contenuto del messaggio la natura della richiesta; non affronta un invito aziendale e la richiesta per un compleanno con lo stesso schema. Anche le domande che pone si modellano di conseguenza. Se vuoi, puoi stabilire un flusso che indirizzi in modo particolare a te le richieste aziendali.
Cosa posso fare per il cliente che dimentica l'appuntamento?
Gli appuntamenti si seguono dal pannello; prima dell'incontro puoi inviare al cliente un breve promemoria sullo stesso numero. Il promemoria è il modo più semplice e cortese per ridurre il numero di clienti che non si presentano.
Se vuoi che le richieste si organizzino da sole mentre sei sul palco a montare un evento, puoi provare la demo gratuita su wpasis.com. Con un'installazione di pochi minuti guarda come funziona sulla tua linea; per i prezzi aggiornati wpasis.com.