¿Cómo aumenta una agencia de viajes la venta de tours por WhatsApp?

Imagina la línea de una agencia de viajes en plena temporada de verano: a las seis de la mañana sale un tour, al mediodía llegan preguntas de nuevas reservas, a medianoche entra desde el extranjero un mensaje que dice «Is this tour available on Friday?». El tráfico de WhatsApp de una agencia de viajes es, en temporada, mucho más intenso e irregular que el de muchos otros sectores; y encima, cada mensaje sin responder es una plaza esperando a llenarse. En este artículo te explicamos cómo las agencias pueden aliviar su carga de WhatsApp con un asistente de inteligencia artificial, desde las preguntas de tours hasta la gestión de disponibilidad, pasando por la prerreserva y el soporte multilingüe.

¿Por qué está tan saturada la línea de WhatsApp de una agencia de viajes?

El cliente que compra un tour pregunta mucho antes de decidirse; es la naturaleza de este negocio: «¿Qué incluye el tour?», «¿Hay desayuno?», «¿De dónde sale?», «¿Se aplica descuento para niños?», «¿Qué pasa si cancelo?». Para una sola venta, un intercambio de diez o quince mensajes es de lo más normal.

Supongamos que en temporada llegan 50 mensajes al día y que la mayoría gira en torno a las mismas cinco o seis preguntas. Intentar atenderlas con el teléfono en la mano te agota y, además, entorpece tu trabajo de verdad: la operación de los tours. Cuanto más tarda la respuesta, antes escribe el cliente a la línea de otras agencias; en el turismo, la rapidez es venta directa.

Respuesta a las preguntas de tours al instante y siempre con la misma exactitud

WpAsis se conecta a tu línea de WhatsApp actual mediante un código QR; tu número no cambia y no hacen falta conocimientos técnicos. Añades una sola vez a la base de conocimiento tus programas de tours, las horas de salida, los servicios incluidos y no incluidos, los puntos de encuentro y tus condiciones de cancelación; el asistente responde las preguntas 24/7, en nombre de tu empresa y siempre con la misma exactitud.

Esto tiene una ventaja que no se ve: la coherencia. Un horario equivocado escrito con prisas o un detalle de precio dicho a medias causan problemas serios en el turismo. El asistente no se cansa ni se confunde; dice lo que hay en la base de conocimiento. En lugar de inventar una respuesta sobre algo que no sabe, te deja la conversación a ti.

Disponibilidad y prerreserva: no vendas un tour lleno, no pierdas un asiento vacío

El equilibrio más delicado del negocio de los tours es la disponibilidad. Aceptar una reserva en un tour lleno y mandar los asientos vacíos son, ambos, pérdida de dinero y de reputación.

El asistente hace dos cosas en este proceso. La primera: mientras mantengas al día la disponibilidad en tu base de conocimiento, le da al cliente la información correcta: qué fechas están libres, qué tours están a punto de llenarse. La segunda: recopila los datos de la prerreserva: nombre y apellidos, número de personas, fecha preferida y datos de contacto. La confirmación de la reserva y el pago los gestionas siempre tú; el trabajo del asistente es dejar en el panel clientes «listos para la venta».

El resultado es este: el mensaje nocturno de «¿Quedan plazas en el tour del sábado?» no espera sin respuesta hasta la mañana; el cliente recibe la información en segundos, deja su prerreserva y tú empiezas el día con solicitudes que esperan tu confirmación en el panel.

La ventaja multilingüe del asistente de WhatsApp de tu agencia de viajes

En el turismo el cliente llega en todos los idiomas; para muchas agencias, alcanzar a responder al huésped que escribe en inglés, alemán, francés o portugués es un obstáculo serio. Tener un intérprete es caro, y escribir con una app de traducción es lento y propenso a errores.

WpAsis admite varios idiomas: el asistente responde en el idioma en que escriba el cliente. La pregunta de un tour que entra en inglés a medianoche se responde en su propio idioma sin esperar a la mañana; los datos de la prerreserva se recopilan en el mismo flujo. Para las agencias que reciben huéspedes extranjeros, esto equivale, por sí solo, a abrir un nuevo canal de ventas.

¿Dónde te encontrará el cliente? No olvides la visibilidad

Por muy bueno que sea el asistente, si el cliente no llega a tu línea no hay venta. Para que el cliente que encuentra tu agencia en Google pueda escribirte por WhatsApp con un solo toque, no descuides añadir WhatsApp a tu perfil de empresa en Google. Y si quieres ordenar bajo el mismo esquema tu web, tus redes sociales y tus demás canales, nuestra hoja de ruta de digitalización para pequeños negocios te ofrece un plan por pasos.

Todas las conversaciones se siguen en tiempo real en el panel de WpAsis; en una negociación, una solicitud de grupo especial o una situación delicada, tomas el control de la conversación con un solo toque. El control siempre es tuyo.

Preguntas frecuentes

¿Cambiará mi número, hace falta instalación técnica?

No. WpAsis se conecta escaneando un código QR a tu línea de WhatsApp actual. No hacen falta códigos ni conocimientos técnicos; tus clientes te siguen escribiendo al mismo número.

¿El asistente puede hacer la reserva en firme?

El asistente recopila los datos de la prerreserva por completo y deja la solicitud en el panel. La confirmación en firme, el pago y la emisión de billetes están siempre bajo tu control; así no corres el riesgo de una doble reserva ni de vender en un tour lleno.

¿De verdad responde bien en idiomas extranjeros?

El asistente admite varios idiomas y responde en el idioma en que escribe el cliente. La información que da viene, en todos los idiomas, de la misma fuente: tu base de conocimiento; por eso no hay incoherencias de un idioma a otro.

¿Comparte información de precios?

Puede compartir las tarifas de los tours y las condiciones de las promociones que añadas a tu base de conocimiento. Qué dice y qué te deja a ti lo defines tú; en asuntos que requieren negociación, como un precio de grupo especial, te deriva la conversación.

No tienes por qué cargar en solitario con la intensidad de la temporada. Deja las preguntas de tours, la información de disponibilidad y las prerreservas en manos del asistente; tú ocúpate de tus huéspedes. Deja tu solicitud de demo gratuita en wpasis.com y prueba el sistema en tu propia línea en cuestión de minutos.