Agência de Tradução: Orçamento no WhatsApp

Se você toca uma agência de tradução, esta cena vai te soar muito familiar: cai uma foto de documento no WhatsApp e, embaixo, uma única linha: "Quanto custa e quando fica pronto?" A foto às vezes é um diploma tirado torto, às vezes a primeira página de um contrato de dez páginas, às vezes uma procuração difícil de ler. Você, naquela hora, está às voltas com outra tradução; a resposta atrasa, o cliente escreve para mais duas agências e o serviço fica com quem responde primeiro. Neste artigo mostramos como as agências de tradução podem acelerar, com um assistente de inteligência artificial, os processos de dar uma informação prévia de orçamento, gerenciar prazo de entrega e orientar sobre cartório pelo WhatsApp.

A dor comum das mensagens de agência de tradução: "Quanto custa e quando fica pronto?"

O cliente que chega com um pedido de tradução tem duas perguntas básicas: preço e prazo. Mas, para responder corretamente a essas duas, há coisas que você também precisa saber: tipo de documento, par de idiomas, número de páginas ou de caracteres, se é necessária tradução juramentada ou reconhecimento em cartório, e a urgência.

Digamos que cheguem 20 pedidos de orçamento por dia. Fazer as mesmas perguntas em cada um e esperar as respostas, examinar as fotos recebidas e retornar é, por si só, um expediente inteiro. Além disso, parte dos pedidos chega à noite; quando você volta de manhã, o cliente já pode ter fechado com outra agência.

Da foto do documento à informação prévia de orçamento

O assistente de inteligência artificial organiza o processo desde a primeira mensagem. Quando o cliente envia a foto do documento, o assistente reúne, em um fluxo de conversa natural, as informações necessárias para o orçamento:

Par de idiomas: De qual idioma para qual idioma?
Tipo de documento: Diploma, contrato, passaporte, laudo médico...
Volume: Quantas páginas ou aproximadamente que extensão?
Formalidade: Há algum órgão que exige tradução juramentada ou reconhecimento em cartório?
Urgência: Para quando precisa ficar pronto?

Conforme a lógica de precificação que você adicionar à base de conhecimento, o assistente pode dar uma informação prévia: "Nesse tipo de documento o valor é definido pelo número de páginas e pelo par de idiomas; para um orçamento fechado, analisamos o documento e retornamos em pouco tempo", por exemplo. O preço exato é você quem sempre dá; o trabalho do assistente é colocar à sua frente um pedido pronto e completo para orçar.

Prazo de entrega: administre a expectativa certa desde o início

No ramo de tradução, o que costuma fazer perder cliente não é o atraso em si, mas a expectativa mal construída. O serviço que se disse "fica pra amanhã" e virou sexta-feira não traz esse cliente de volta. O assistente comunica de forma clara e desde o começo o quadro geral de prazos da sua base de conhecimento: médias para documentos padrão, aviso de período de alta demanda, condições diferentes de trabalho para serviços urgentes.

Em projetos longos, o acompanhamento intermediário também corre pelo mesmo canal: quando o cliente pergunta "Como está?", o assistente dá a informação geral do processo; a situação específica do seu serviço, você informa pelo painel com uma única mensagem. O cliente não fica sem resposta em nenhuma etapa.

Reconhecimento em cartório e tradução juramentada: a orientação certa gera confiança

Boa parte das perguntas que chegam às agências de tradução vem, na verdade, antes da tradução: "Precisa de reconhecimento em cartório?", "Qual a diferença entre tradução juramentada e tradução comum?", "O que é apostila?" A agência que responde a essas perguntas com paciência e correção vira, aos olhos do cliente, um endereço confiável.

O assistente responde a essas dúvidas 24 horas por dia com as informações gerais que você adicionar à base de conhecimento: o que é a tradução juramentada, em que tipos de trâmite o reconhecimento em cartório costuma ser exigido, como o processo funciona. Aviso importante: qual documento exige qual autenticação varia conforme o órgão que solicita e o tipo de trâmite. O próprio assistente deixa claro que, para a exigência exata, o cliente deve consultar o órgão competente ou o cartório; em assuntos que geram efeito jurídico, a orientação de um especialista para uma informação exata é sempre essencial.

Como preparar a base de conhecimento para a agência de tradução?

A qualidade das respostas do assistente é do tamanho da qualidade da informação que você dá a ele. Sua lógica de precificação, os pares de idiomas com que você trabalha, os prazos médios de entrega, os dados dos seus tradutores juramentados e suas perguntas frequentes... Você escreve isso uma vez, de forma organizada; o assistente responde a cada cliente com a mesma exatidão e a mesma consistência. Se você não sabe por onde começar, nosso guia de preparação da base de conhecimento da empresa foi escrito exatamente para isso.

Facilite também o cliente chegar até você: no seu site e nos seus perfis de redes sociais você pode adicionar um link que inicia a conversa no WhatsApp com um toque; explicamos passo a passo como fazer no nosso artigo sobre criar link wa.me.

O WpAsis se conecta por QR code à sua linha de WhatsApp atual; seu número não muda e não precisa de conhecimento técnico. Todas as conversas aparecem no painel; em um pedido delicado ou complexo, você assume a conversa com um toque.

Perguntas Frequentes

O assistente pode olhar o documento e dar um preço fechado?

O preço fechado é sempre dado com a sua aprovação. O assistente compartilha uma informação prévia conforme a lógica de precificação da sua base de conhecimento, reúne todos os detalhes necessários para o orçamento e te entrega o pedido pronto.

Ele pode conversar com clientes estrangeiros?

Sim. O WpAsis dá suporte a vários idiomas; o cliente recebe a resposta no idioma em que escrever. Para pedidos de tradução vindos do exterior, isso é uma grande facilidade.

O que ele responde sobre dúvidas de cartório?

Ele compartilha as informações gerais da sua base de conhecimento e deixa claro que, para a exigência exata, deve-se consultar o órgão competente ou o cartório. Em assuntos com força jurídica, o assistente não emite uma decisão definitiva.

O que acontece com os pedidos fora do horário?

O assistente atende o pedido na hora e reúne os documentos e os detalhes. Quando você entra no painel de manhã, os pedidos prontos para orçamento esperam por você; o cliente não precisou procurar outra agência naquela noite.

Não fique soterrado sob as mensagens de "Quanto custa e quando fica pronto?". Deixe seu pedido de demonstração gratuita em wpasis.com; teste o assistente na sua própria linha, com os seus próprios documentos.